Сегодня в отечественном бизнесе набирает популярность новый вид программного обеспечения для управления бизнес-процессами, а именно, BPMS-системы. И, естественно, их появление вызвало много вопросов. Зачем они нужны? Как они работают? В чем их принципиальное отличие от других вариантов автоматизации бизнеса?

Когда я впервые столкнулся с BPMS, у меня также возникли все перечисленные выше вопросы. Я далеко не сразу понял, зачем нужен новый инструмент, почему нельзя реализовать все необходимые для успешной работы бизнес-процессы в уже имеющихся системах учета или CRM, и в чем принципиальное отличие BPMS от других вариантов автоматизации бизнес-процессов.

В этой статье я хочу рассказать о том, что такое BPMS-системы, зачем они нужны и чем процессный подход отличается от традиционных методов работы. Я не буду говорить о технических аспектах BPMS (о моделировании и разработке бизнес-процессов), этому будет посвящена следующая статья. Сейчас я постараюсь раскрыть сущность и смысл BPMS максимально простым и понятным языком:

Что такое BPMS?

BPMS - еще одна аббревиатура из разряда ERP, CRM, которая не имеет четкого определения. Хотя определений достаточно много: и зарубежных, и российских. Кроме того, компании, которые выпускают собственные BPM-системы, также дают свои, особые определения, что вносит дополнительную путаницу. К тому же нередко BPMS объединяют с другими системами (например, BPMS+CRM, BPMS+ERP) и тогда разработчики дают определение BPM-системы, исходя уже из этого контекста.

Но для того, чтобы разобраться, что такое на самом деле BPMS, и в чем заключаются их особенности, необходимо сначала разобраться, что такое BPM.

BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) - концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

Википедия.

BPMS (англ. Business Process Management System) - это в первую очередь программное обеспечение для поддержки концепции BPM в компании. BPMS-системы нужны для того, чтобы реализовывать в программной среде концепцию BPM.

BPMS рассматривает работу компании как набор процессов, а не как набор функций. Объектом BPM-системы является не работа отдела продаж или закупок, а процесс продажи, процесс поддержки клиентов, процесс управления снабжением и т.д. И уже исходя из этого понимания, строится работа по реинжинирингу бизнес-процессов в BPMS.
BPM-cистема направлена, главным образом, на совершенствование работы компании, на более прибыльную деятельность предприятия путем оптимизации и контроля бизнес-процессов.

Работа пользователей в BPMS и других системах

Для лучшего понимания сути BPMS, нужно понять, как обыкновенные системы (ERP-системы, CRM) подходят к работе пользователей. Например, пользователю необходимо составить заказ клиента. Каковы его действия?

Пользователь может заполнять документ произвольно, если не запрограммирована последовательность его работы:

• Может сначала открыть форму заказа, подобрать товары, указать цены, потом определить клиента.
• Может сначала создать клиента, потом - его заказ.

Одним словом, в действиях пользователя есть вариативность, т.е. сотрудник, исходя из ситуации, может выбирать собственные варианты действия.

BPM-система рассматривает пользователя как еще один кирпичик в системе. Человек должен четко знать, в каком процессе он работает и что он должен делать.

Сотрудники в BPM-системе рассматриваются не с точки зрения результата процесса, а с точки зрения выполнения действия. Вариативность действия пользователя здесь исключается. Сотрудник делает только то, что запрограммировано в системе, ни больше, ни меньше.

Способы реализации бизнес-процессов

BPMS - это один из способов реализации бизнес-процесса. Рассмотрим, какие способы представлены в реалиях российского бизнеса для понимания, зачем же нужна BPM-система.

Выделим три подхода:

1. “Бумажный” подход;
2. Автоматизированный подход (с применением других систем);
3. Процессный подход в системе BPMS.

Для примера возьмем бизнес-процесс согласования счета на оплату, так как он достаточно простой и наглядный.
В моей практике был такой случай: клиент мне оплатил полностью счет, хотя на тот момент должен были внести только часть оплаты в размере 50%. Почему это произошло?

Потому что у них в компании не было процедуры согласования счета. Узнали мы с директором компании об этом совершенно случайно. Я узнал, что в их компании на этапе согласования счета происходят периодические сбои, а директор с удивлением обнаружил, что он оплатил не 50% счета, как планировал, а сразу 100%.

Почему так случилось? Все просто. Сработал, так называемый, “испорченный телефон”. Специалист принес с бухгалтерию счет к оплате с фразой “Надо оплатить 50% от суммы”. Бухгалтер уточнила у руководителя, оплачивать этот счет или нет. Руководитель, будучи уверенным, что речь идет о 50% суммы, подтвердил оплату. А бухгалтер, в свою очередь, забыла о том, что вслух было сказано о половине суммы, и поняла руководителя так, что надо оплатить весь счет. Что и было сделано.

На примере этой компании и этого бизнес-процесса мы и рассмотрим все три подхода.

“Бумажный” (не автоматизированный) подход

Как раньше происходило согласование счета в этой компании?

• Сотрудник получает счет, передает его в бухгалтерию;
• Бухгалтерия вписывает счет в платежную ведомость, согласовывает ее с руководителем;
• Если руководитель одобряет и подписывает запрос, бухгалтерия оплачивает счет.

Чем плох этот подход? Здесь размыты границы перехода зон ответственности между этапами. В случае недоразумения и не своевременной оплаты или неоплаты счета сотрудники перекладывают вину друг на друга, и невозможно в итоге найти ответственных.

Автоматизированный подход

Как правило, компании стараются контролировать тот или иной бизнес-процесс в учетной системе, в которой они уже работают. Но это также неправильно. Рассмотрим, какие минусы есть при таком варианте.

Так как дополнительных средств на реализацию бизнес-процессов в компании, которую я привожу в примере, не было выделено, мы воспользовались теми инструментами, которые уже были на предприятии, а точнее, учетной системой.
Задача состояла в том, чтобы при необходимости оплаты счета сотрудником, сумма выплаты проходила через определенные этапы согласования.

Как это выглядело:

• В системе назначаются ответственные лица за согласование расходов;
• На основании какого-либо документа (заказа поставщику, поступления товаров или другого документа) создается документ Заявка на расходование денежных средств в статусе Не согласовано;
• Если ответственный согласовал заявку и поменял статус на Согласовано, то счет направлялся в бухгалтерию;
• Если ставился статус Отклонено, значит, заявка уходила обратно к лицу, инициировавшему процесс.

В этой компании ответственным за согласование расходов является генеральный директор, и вот что необходимо было сделать, чтобы он смог выполнять свои функции по согласованию:

• создать доступ в систему;
• обучить работе с необходимыми документами;
• настроить интерфейс для удобства использования;
• настроить права доступа.

При этом в учетной системе приходилось заполнять много лишней информации для создания и согласования заявки: расчетный счет получателя и собственной компании, контрагент, статья расходов, статья движения денежных средств, основание и т.д. Вся эта информация, на самом деле, не нужна генеральному директору для принятия решения, но, тем не менее, ее необходимо заполнять сотруднику, отправляющему заявку.

Для принятия решения в данном случае интересны только 3 момента:

1. деньги (сколько мы должны выплатить);
2. получатель (кому мы должны выплатить);
3. назначение (за что выплачиваем).

А, значит, заполняя лишнюю информацию, сотрудник теряет время, и процесс согласования затягивается.

К тому же, такая реализации согласования в учетной системе достаточно примитивна и не предполагает вариативности (например, разделение зон ответственности в зависимости от суммы документа или статьи расходов).

В BPM-системе, все-таки, важен сам процесс согласования, а не отражение информации для будущей отчетности и т.п. Здесь просто есть люди, которым нужно, исходя из контекста информации, быстро исполнить процесс.

Итак, основные отличия ведения бизнес-процессов в BPMS от учетной системы:

1. В BPMS важно именно то, что делается. Здесь важна не учетная информация, не отчетность, а необходимость быстро принять решение, чтобы бизнес-процесс продвинулся дальше. С учетной системой так не получится, здесь мы должны указывать, какие документы за счет каких создаются и т.п. - это неудобно. Здесь нет четкого контекста.
2. Простота логики и разработки. Если мы ведем бизнес-процесс в учетной системе, то должны учитывать большое количество логических связей: как проводятся документы, транзакции, на что это влияет, какие дополнительные лицензии надо покупать и т.п. - хотя, казалось бы, ответственному за согласование лицу это не нужно. Но в учетной системе мы обязательно должны привязываться к объектам конфигурации либо дорабатывать их, что не очень правильно.

Вот как раз для этого и были созданы BPM-системы, в которых вся логика направлена не на расчеты, не на хранение данных, а на быстрое исполнение процесса и его контроль.

Теперь перейдем к третьему подходу и рассмотрим, как же должен быть решен этот бизнес-процесс в системе BPMS.

Процессный подход в BPMS

Сначала определяем логику работы и разбиваем бизнес-процесс на последовательные этапы.

В нашем примере их будет три:

1. Создание заявки на согласование счета;
2. Проверка заявки;
3. Результат заявки:
   • если одобрено - распечатка заявки,
   • если не одобрено - сообщить об этом поставщику

Далее проектируем условия, при каких событиях или атрибутах происходят те или иные действия (например, можно отразить зависимость ответственного от суммы счета, если на предприятии разные суммы согласовывают разные сотрудники; или отправка оповещений на том или ином этапе работы).

В системе каждый пользователь работает под своим логином и паролем и видит только свою форму и свое место в бизнес-процессе. В нашем примере за создание заявки ответственен сотрудник, а за проверку и согласование - руководитель, и каждый из них видит только свои формы, свои задачи и может выполнять только свои действия.

Соответственно, если сотрудник, создавший заявку, нажал перехода на следующий этап, то с него ответственность снимается и переходит к руководителю, который должен проверить заявку. Этим мы добиваемся разделения и контроля зон ответственности.

На этом примере наглядно видно, что, в BPM-системах все зависит от контекста. Все взаимодействия форм направлены на то, чтобы пользователь видел только то, что нужно и только то, что ему необходимо на конкретном этапе, исходя из контекста процесса.

Если другие системы направлены на то, чтобы операция была выполнена, то в BPMS мы сконцентрированы на действиях.

BPM-систему можно сравнить с японской техникой стрельбы из лука Юми. В школах стрельбы из юми проповедуют следующий подход: если вы хотите попасть, не нужно концентрироваться на цели, нужно делать правильно каждое действие сейчас. Т.е. здесь используется принцип, который применяют в уже упомянутой мною японской стрельбе из лука Юми: сосредоточьтесь на каждом действии, на каждом этапе, качественно выполняйте каждое действие. И тогда вы обязательно придете к цели!

.
И если перенести такой подход на конкретное предприятие, каждый из сотрудников должен делать то, что необходимо. И концентрироваться только на этом. Сотрудник не должен думать о цели, он должен делать только то, что необходимо в конкретный момент.

По сути, в BPMS системе каждый сотрудник работает, как будто, на конвейере. Каждая задача, каждый бизнес-процесс, в котором участвует сотрудник, становится отдельной конвейерной линией. И, как участник этого процесса, сотрудник в рамках той или иной задачи может выполнить только определенные действия, жестко ограниченные алгоритмом выполнения задачи.

Конечно, сравнение это не совсем точное, ведь сотрудник может выбирать, какой из бизнес-процессов он будет обрабатывать сейчас, а какой - позже. Т.е. до определенного момента он находится над процессами, и может выбирать, к какой из веток конвейера он присоединится в данный момент времени. Но в рамках определенного бизнес-процесса он становится участником конвейерной ленты, процессы в которой накладывают на каждого из участников жесткие ограничения.

Вернемся к примеру с согласованием счета, и рассмотрим, какие возможности есть при процессном подходе:

• Разделение зон ответственности;
• Концентрация работы сотрудников на конкретных действиях;
• Оповещение пользователей об изменениях в процессах (или о необходимости внести изменения), в которых они участвуют.

В BPM-системе мы описываем бизнес-процесс в нотации BPMN 2.0. В этой нотации уже есть многие моменты, подсказывающие, как нужно настраивать тот или иной бизнес-процесс. Есть другие различные системы автоматизации бизнес-процессов, но они опираются на свою логику, которая не является общепризнанной. Для того, чтобы смоделировать бизнес-процесс на основе таких систем, необходимо в этих системах разобраться, понять их логику работы, настройки форм и взаимосвязей.

BPMN 2.0 - это общепризнанный стандарт описания бизнес-процесса и люди, знакомые с этой нотацией, сразу поймут модель бизнес-процесса, написанную в этом формате.

Заключение

Итак, я надеюсь, что сумел внести ясность в вопрос, что такое BPM-система и зачем она нужна путем сравнения процессного подхода с другими вариантами работы. В следующей статье я покажу, как технически происходит моделирование и исполнение бизнес-процесса на примере конкретной системы.

Еще статьи по данной теме.

Быть отлаженным, прозрачным и гибким – сегодняшнее требование к любому бизнесу. А чтобы его таким сделать, в большинстве случаев требуется трансформация.

Интересно при этом, что в английском языке слово «transformation» предполагает не постепенные, а резкие изменения. Поэтому цифровая трансформация бизнеса в основном означает, что нужно не просто где-то что-то «подкрутить», а полностью пересмотреть и принципы, на которых строится бизнес, и то, как он выстроен.

Наиболее прогрессивным с точки зрения предоставляемых возможностей сегодня можно назвать процессный подход к управлению бизнесом и , как инструмент для реализации данного подхода.

Что такое BPM и BPMS?

Концепция BPM (Business Process Management) – органичное сочетание процессной методологии управления предприятием и технологий для её реализации. Проще говоря, BPM отвечает на все вопросы касательно исполняемой работы – где, когда, зачем и как исполняется работа и кто отвечает за ее выполнение.

BPMS (Business Process Management System) - ПО для поддержки концепции BPM. BPM-системы отличаются от других систем, в частности ERP и систем электронного документооборота, тем, что сфокусированы на бизнес-процессах, не привязываясь при этом к документации или работе конкретных специалистов.

Бизнес-процессом можно назвать, например, всю последовательной действий от получения заказа до доставки клиенту заказанной продукции. Как видим, BPM-системы предполагают максимально широкое мышление, не зацикленное на работе определённого отдела предприятия или создании электронного документа. Всё это входит в бизнес-процесс, но имеет для него второстепенное значение. Если BPM-система, с которой работает предприятие, привязана к второстепенному, то есть риск, что самое главное – сами бизнес-процессы и потребности клиентов – останутся незамеченными.

Ключевые достоинства BPM-систем

BPM-системы способны обеспечивать непрерывный мониторинг всех бизнес-процессов, происходящих в компании, а также поиск проблем и их возможных решений.

Структура BPM-систем такова, что позволяет «вести» каждый отдельный процесс от момента его начала до логического завершения.

Например, если клиент А прислал заявку, то его заявка не может потеряться: в каждый момент времени она будет находиться на определённом этапе активного цикла до самого момента её завершения.

Мониторинг означает, что у руководства всегда имеется возможность всегда видеть и контролировать:

• На какой стадии выполнения находится процесс.
• Кто из сотрудников ответственен за данную задачу.
• Как долго процесс «висит» именно на этом этапе.

Самая главная возможность, которую предоставляют BPM-системы – это возможность видеть одновременно все актуальные задачи, стоящие перед компанией, при этом имеется возможность классифицировать их разными способами: задачи, исходящие от клиентов; задачи по развитию бизнеса; задачи по решению текущих проблем предприятия.

Суммарно BPMS помогает в том, чтобы не терять никаких бизнес-процессов и не допускать их «зависания», а всё время контролировать, как они продвигаются.

Не менее важной функцией BPM-систем можно назвать создание единой информационной базы, куда заносятся все данные, касающиеся работы компании, и предоставляются всем сотрудникам, с учётом их уровней доступа. Это позволяет значительно ускорить большинство бизнес-процессов, включая тот же документооборот и даже простой обмен информацией между сотрудниками.

Наконец, внедрение BPMS во всех случаях предполагает создание регламента действий, по которому будет проходить обработка бизнес-процесса. Например: менеджер принимает по телефону звонок клиента, которому нужна техника; перенаправляет клиента на консультанта по подбору; после выбора конкретной модели техники заказ направляется на склад; в случае отсутствия нужной модели информация поступает в производственный цех; и так далее.

При этом отдельные отрасли деятельности легко поддаются такой регламентации, другие (связанные с творчеством) в меньшей мере. Но плюс BPM-систем состоит именно в том, что они, благодаря своей гибкости, позволяют регламентировать даже те отрасли, которые, на первый взгляд, с трудом этому подвержены.

Поиск проблем и возможных решений

Помимо обеспечения текущей деятельности предприятия в соответствии с регламентом бизнес-процессов, постоянной функцией систем BPM является поиск проблем и «узких мест бизнеса». К ним могут относиться, например, избыточные или ненужные процессы, которые тратят ресурсы компании, но не приносят ощутимой пользы, в то время как перестройка регламента могла бы помочь эту проблему снять. Также бывает так, что чаще всего отдельная группа бизнес-процессов замедляется на конкретном этапе или конкретном сотруднике. Зная это, можно разобрать ситуацию и выработать решения, которые помогут преодолеть существующие трудности.

Может показаться, что это всё довольно просто, но именно BPMS часто становится хорошей возможностью найти такие «узкие места» в деятельности компании. Порой такие места находятся на стыке работы разных подразделений и отделов компании, и в то время как каждое из них работает безупречно, в сумме появляются проблемы.

Поскольку BPM-системы позволяют окинуть работу предприятия «широким взглядом» и увидеть на практике, где имеются проблемы, то внедрение BPMS действительно может стать хорошим шансом для того, чтобы оптимизировать работу предприятия.

Анализ в BPMS

В структуре BPM-систем огромное место занимает анализ. Благодаря им появляется возможность проанализировать множество показателей:

• Какие бизнес-процессы наиболее распространены.
• Сколько времени в среднем занимает один бизнес-процесс и каждый его этап.
• Кто из сотрудников обрабатывает свои задачи быстрее всего, кто наоборот.
• Сколько задач обработал каждый сотрудник в течение дня, недели, месяца.
• Где чаще всего возникают трудности.

Такой анализ предоставляет действительно много возможностей для того, чтобы всё оптимизировать. Например, вычислить сотрудников, которые обрабатывают небольшое количество задач, и перевести на них дополнительные, а также разобраться с причинами медленной и неудовлетворительной работы отдельных людей. Сотрудник может работать на устаревшем ПО или не до конца разбираться в новых функциях. Тогда небольшая модернизация программ или короткий курс обучения может оказаться крайне эффективным средством, чтобы устранить несколько «узких мест» и серьёзно ускорить протекание бизнес-процессов.

Пользователи часто как раз и ценят BPMS за то, что удаётся решить проблемы с относительно небольшими затратами. Например, установить новое дорогое ПО только на компьютеры тех сотрудников, которые действительно обслуживают важнейшие этапы бизнес-процессов и имеют большую загрузку, вместо того чтобы модернизировать весь отдел из полусотни машин.

Структура BPM-систем

Те функции, о которых мы рассказали выше, определяют и структуру каждой BPMS.

• Инструменты для создания регламента (набора правил).
• Специальные модули для интеграции решений в существующую среду.
• Инструменты для формирования документов.
• Модули, отвечающие за анализ и мониторинг.

В большинстве случаев внедрение BPMS предполагает использование сразу всех этих составляющих, потому что это в максимальной степени помогает обеспечить успех.

Три варианта внедрения систем BPM

Чтобы добиться успеха в проекте внедрения, потребуется не только закупить ПО, но и тщательно продумать схемы, по которым проходят бизнес-процессы на предприятии, а также обеспечить готовность сотрудников к необходимым изменениям их работы. Как мы помним, слово «трансформация» подразумевает значительное изменение, и готовностью сотрудников нельзя пренебрегать.

Практически во всех случаях внедрение BPMS проходит по одному из трёх путей.

1. Разработка собственными силами или заказ у подрядчика

Сегодня такой подход для внедрения систем BPM используют редко, его можно отнести к устаревшим. Всё дело в том, что поменялась логика рынка: если несколько лет назад разработчики ПО убеждали клиентов в необходимости использовать новые решения, то теперь сами клиенты настойчиво ждут от разработчиков решений.

Именно поэтому самый распространённый сегодня подход – это обратиться к разработчику (интегратору) с вопросом о том, какие решения стоит использовать данной конкретной фирме, чтобы добиться нужного результата.

2. Внедрение интегратором с последующей кастомизацией

Этот путь на сегодняшний день наиболее распространённый. Если компания пошла по данному пути, то привлекается интегратор, специализирующийся именно на внедрении BPM-систем, а зачастую и разрабатывающий их.

Плюсом работы с интегратором можно назвать то, что он практически всё делает сам, компании остаётся только начать работать по новым принципам. Но это же можно назвать и самым главным недостатком. Кастомизация (адаптация систем под конкретно данное предприятие) зачастую оказывается очень ограниченной. По больше же части, всем сотрудникам приходится приспосабливаться к тем условиям работы, которые возникли после трансформации. И хорошо ещё, если она сама была обговорена с персоналом, который понял и признал её необходимость, а не проводилась императивно по указке «сверху».

Кстати, данный вариант внедрения BPMS часто предполагает зависимость от интегратора: в будущем для решения даже самых малых задач приходится выходить с ним на связь, составлять список желаемых изменений и ждать, когда они будут готовы, а затем использовать их для модернизации ПО. Это неудобно, долго и часто вызывает необходимость переплачивать интегратору, однако без него порой оказывается невозможным сделать с BPM-системой что-либо вообще.

3. Самостоятельная разработка BPM на базе Low-code платформы

Данный вариант подразумевает, что компания также обходится без участия интеграторов/разработчиков, или сводит такое участие к минимуму.

Да, действительно: это очень похоже на самостоятельную разработку в части того, что можно наделить ПО нужным набором функций. Однако «построение» этого решения ведётся на базе специализированной платформы – современной, интеллектуальной и гибкой – преимущественно силами бизнес-аналитиков компании, без навыков программирования.

Ключевые достоинства BPM-системы на базе Low-code платформы от Comindware

Платформа от Comindware воплощает в себе все возможности платформ класс Low-code.

В первую очередь, она предполагает минимум кода и максимум графической разработки. Почти все те настройки, которые могут потребоваться пользователям, вносятся через пользовательский интерфейс с помощью мыши и клавиатуры.

Дополнительные преимущества данной платформы:

• Простое обновление без остановки работы.
• Возможность активно использовать «облако».
• Простое социальное взаимодействие сотрудников.
• Возможность подключать и отключать функции по мере необходимости.

И самое главное: внедрив BPM-систему на базе платформы от Comindware, её можно сначала использовать для цифровой трансформации одного или нескольких отделов компании, чтобы оценить результат и подготовиться к более масштабному развёртыванию на уровне предприятия или холдинга. Это позволяет избежать ненужной «революционности» и чрезмерных потрясений при резкой смене принципов работы.

Закажите демо-презентацию Low-code платформы от Comindware, чтобы самостоятельно убедиться, насколько она полнофункциональная и удобная.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.

Бизнес – это не только источник прибыли. Это еще и система, которой нужно уметь эффективно управлять. И даже если вы очень талантливый, прирожденный управленец, вам не обойтись без помощи специальных инструментов, которые освободят от рутины, и позволят сделать управление компанией более эффективным.

Руководителю постоянно нужно все держать на контроле: какая работа выполняется, насколько далеко продвинулась, и кто отвечает за её выполнение. Постоянно отслеживать, и настроить бизнес-процессы надлежащим образом вам поможет специальное программное обеспечение – BPM-системы.

Что такое BPM-системы и как они работают

Прежде чем говорить о самих системах как ПО, нужно прояснить саму концепцию BPM.

BPM – это управление бизнес-процессами. Данная концепция рассматривает каждый бизнес-процесс как особый ресурс вашей организации. Они должны легко адаптироваться к любым изменениям, быть простыми и прозрачными.

Специальное программное обеспечение – BPM-системы – позволяет легко управлять процессами, мониторить их, и проводить анализ, быстро перестраивать под нужды предприятия.

Каждая такая система состоит из трех составляющих:

• база данных, которая хранит информацию о предприятии и его филиалах, людях, проектах, задачах;
• инструменты, которые помогают осуществлять финансовое планирование, управленческий учёт, прогнозирование и т.п.
• инструменты для аналитики и отчётности по информации в базе данных.

BPM-системы легко интегрируется с другими программными продуктами. Это позволяет более гибко настроить процесс управления.

Данные системы помогают управлять потоком информации, людьми, взаимодействием между ними и отдельными системами внутри предприятия. Причём происходит поддержка полного цикла управления: начиная с проработки стратегии и планирования до анализа результатов.

Примеры задач, которые можно решить с помощью BPM систем

Основные задачи, которые решают BPM-системы – это:

1. Увеличить экономический потенциал предприятия. У вас на руках будет вся информация по предприятию и её детальный анализ. В результате вы будете видеть, какие сотрудники работают эффективнее, как увеличить оборот, как снизить процент запасов или добиться положительного .
2. Повысить стратегическую эффективность предприятия. Вы сможете управлять процессами таким образом, чтобы гарантировано достигать поставленных изначально целей.
3. Более гибко и эффективно управлять кадрами. Система позволяет задать необходимые и отслеживать их достижение.

Обзор лучших BPM систем

Предлагаем вам ознакомиться с пятёркой лучших предложений, доступных на российском рынке.

Bpm’online studio

Это BPM-система, которая предлагает готовые решения для автоматизации бизнес-задач и комплексного управления предприятием. Система работает на базе интеллектуальных технологий, которые позволяют выполнять работу за пользователей.

Данное ПО может также служить базой для разработки собственных бизнес-приложений.

Подойдет для автоматизации процессов любой сложности. Через систему можно задать для каждого сотрудника четкий алгоритм действий. А грамотное ПО будет вести его к результату шаг за шагом.

Есть тестовый бесплатный период – 14 дней.

ELMA BPM

Это продукт российской компании ELMA. Моделировать бизнес-процессы можно в специальном графическом редакторе.

Доступна интеграция с 1С. Систему можно расширить при необходимости.

Подойдет для поддержки сложных проектов — для этого у системы есть все необходимые инструменты.

У ELMA BPM есть бесплатная версия. Причем это не демо и не урезанный вариант, а полнофункциональная система, которую можно полноценно использовать для управления своим предприятием. Скачать её можно на сайте компании.

OMNITRACKER365

Эта масштабируемая система, которая может использоваться как малыми, так и крупными предприятиями. Поставляется как облачное решение, так и как программное ПО, требующее установки.

Преимущества облачного ПО – у нему есть доступ из любой точки мира. Даже будучи в отъезде, вы сможете следить за делами на вашем предприятии.

Возможности системы позволяют не только управлять процессами, но и создавать свои приложения.

Есть бесплатная демо-версия.

Системы управления бизнес-процессами пришли в Россию с Запада, где этот класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы. Основная цель данных систем - осуществить программную поддержку концепции процессного управления организацией.

Работа системы управления бизнес-процессами основана на простой идее: на этапе внедрения системы осуществляется моделирование бизнес-процессов организации с помощью наглядных диаграмм.

Затем эти диаграммы загружаются в компьютерную систему и становятся исполнимыми, то есть программа позволяет отследить и проконтролировать исполнение бизнес-процессов в реальной практике работы предприятия.

Такой подход позволяет максимально приблизить реальное выполнение бизнес-процессов в организации к их идеальной модели, которая изначально разрабатывалась.

Приложение ELMA BPM реализует концепцию BPM, что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Благодаря использованию приложения ELMA BPM можно навести порядок в бизнес-процессах организации, сделать их выполнение четким и формальным.

Приложение ELMA BPM обладает огромным количеством возможностей, однако все функции системы легко могут быть поделены на четыре группы в соответствии со стадиями жизненного цикла (цикл Деминга) процесса PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Проектирование (моделирование) бизнес-процессов

Работа с бизнес-процессами в приложении ELMA BPM начинается с их моделирования. Моделирование бизнес-процессов осуществляется в программе Дизайнер ELMA, входящей в комплект системы ELMA. Дизайнер ELMA имеет простой и понятный графический интерфейс.

Важным моментом является то, что проектирование бизнес-процессов может выполнять бизнес-аналитик без участия программиста. Программа ELMA описывает процесс на языке диаграмм (bpm), привычном для аналитика и понятном высшему руководству организации.

На диаграмме бизнес-процесса определяются участники процесса, набор их действий и их последовательность. Сама диаграмма (графическая модель) бизнес-процесса строятся путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.

В основе функционирования приложения ELMA BPM используется общепринятая нотация описания бизнес-процессов BPMN. На сегодняшний день последняя версия нотации BPMN имеет номер 2.0 . Специалистами компании ELMA был выполнен перевод нотации на русский язык.

После того, как графическая модель бизнес-процесса построена, определяются данные, с которыми осуществляется работа в рамках бизнес-процесса, и производится настройка операций бизнес-процесса. Например, в случае пользовательских задач определяется, с какими данными работает исполнитель, какие данные он должен предоставить по выполнению задачи и какие действия должен выполнить.

Моделирование бизнес-процесса в Дизайнере ELMA заканчивается его публикацией, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска в веб-приложении ELMA BPM.

Моделирование бизнес-процессов
Внутри бизнес-процесса двигаются данные

Исполнение бизнес-процессов

После того, как модель бизнес-процесса опубликована, он становится доступным для исполнения. В системе может быть одновременно запущено сколько угодно экземпляров одного и того же бизнес-процесса – все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.

ELMA автоматически ставит задачи
Минимально необходимый набор данных на карточке задачи платформы ELMA BPM

Исполнение бизнес-процесса осуществляется в соответствии с его графической моделью – начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. При этом приложение автоматически будет формировать списки задач, которые должны выполнять сотрудники. Пользователям задачи назначаются лишь в тот момент, когда ход выполнения бизнес-процесса дошел до соответствующего шага.

Задачи, получаемые пользователями в рамках исполнения бизнес-процессов, оформлены в веб-приложении ELMA в виде отдельных страниц (карточка задачи), на которых приведена вся необходимая исполнителю информация для принятия решения и выполнения поставленной задачи.

От исполнителя может потребоваться ввод некоторых данных – в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых может быть при необходимости обязательным. То есть всю работу по поручению пользователь всегда выполняет в одном месте – на карточке задачи; здесь же он получает все необходимые для этого ресурсы.

Также после выполнения своего поручения пользователь не должен задумываться о том, кто и какие действия в рамках данного бизнес-процесса должен выполнять – эти вопросы приложение ELMA BPM берет на себя.

Все задачи, которые не требуют труда реальных сотрудников организации, выполняются приложением ELMA BPM автоматически практически мгновенно: определение хода выполнения бизнес-процесса (в том числе по некоторым условиям), рассылка сообщений, выполнение сценариев и т.п.

Контроль и мониторинг бизнес-процессов

Для каждого экземпляра запущенного процесса создается карточка экземпляра процесса. Карточка экземпляра процесса содержит исчерпывающую информацию по нему: текущие значения параметров, комментарии и вопросы пользователей, текущие выполняемые задачи, их исполнители и статусы и т. д.

С карточки экземпляра процесса пользователь, имеющий соответствующие права, может управлять ходом его выполнения. Например, можно внести изменения в параметры исполнения бизнес-процесса или вовсе прекратить его выполнение.

Приложение ELMA BPM предоставляет удобные инструменты для мониторинга хода выполнения процессов и контроля исполнения задач в рамках данных бизнес-процессов. В распоряжении пользователей системы находится несколько средств.

Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров процессов, которые относятся к текущему пользователю системы: бизнес-процессы, в которых пользователь является инициатором, ответственным или исполнителем. Для поиска нужного экземпляра процесса можно использовать удобный фильтр страницы «Мои процессы». Отыскав в списке нужный экземпляр процесса, можно перейти на его карточку.

Страница «Монитор процессов» служит для анализа работы по процессам: в данном разделе отображаются типы процессов, в которых пользователь является владельцем, куратором или информируемым. Текущий пользователь может не являться непосредственным участником процессов, представленных на странице, но он может просмотреть информацию по выполнению этих процессов.

Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку любого из отображенных процессов, чтобы получить подробную информацию о процессе.

Еще одним удобным средством контроля исполнения процессов является просмотр его карты. Карта процесса в веб-интерфейсе приложения ELMA BPM выглядит так же, как графическая модель этого процесса в Дизайнере ELMA, но поскольку на ней отображен уже запущенный процесс, карта содержит дополнительные пометки. Так, уже выполненные операции обведены синей рамкой, выполненные переходы обведены жирными линиями, а текущая выполняемая операция обведена жирной зеленой рамкой.

Таким образом, можно узнать не только какие задачи по процессу выполняются в данный момент, но и предыдущий ход, по которому выполнялся процесс. Просмотреть карту процесса можно в любой момент с карточки экземпляра процесса.

Впрочем, руководителю не потребуется вручную следить за ходом выполнения процессов. Так в случае просрочки задач исполнителем, его руководитель получит соответствующие уведомления, призывающие вмешаться в ход выполнения процесса.

Кроме того, следить за задачами по процессам своих подчиненных руководители смогут стандартными средствами мониторинга исполнительской дисциплины.

Всегда понятно на какой стадии находится бизнес-процесс
Для любого действия в системе управления бизнес-процессами можно ввести временной регламент
Монитор бизнес-процессов показывает ситуацию «В целом»

Оптимизация бизнес-процессов

Во время работы с бизнес-процессом у сотрудников организации может накапливаться большое количество рациональных предложений и идей по улучшению бизнес-процесса, особенно сразу после его внедрения. Данные предложения действительно могут быть полезны и, при должной доработке бизнес-процесса, способны повысить эффективность работы организации.

Бизнес-процессы изменяются вместе с компанией

Задачи, получаемые пользователями в рамках исполнения бизнес-процессов, оформлены в веб-интерфейсе информационной системы ELMA BPM в виде отдельных страниц (карточка задачи), на которых приведена вся необходимая исполнителю информация для принятия решения и выполнения поставленной задачи.

Например, руководитель решил, что операцию «Составление сметы» лучше выполнять Коммерческому директору, а не Менеджеру по продажам (это может быть связано с особенностями работы организации). Приложение ELMA BPM позволяет изменить процесс в работающей системе (для этого не нужен ни программист, ни остановка системы) и применить изменения немедленно. После того, как процесс исполнен с учетом сделанных изменений, можно сразу оценить эффективность внесенных коррективов.

BPMS (Business Process Management Suite ) – это класс программного обеспечения для управления бизнес-процессами и административными регламентами (употребляются также термины BPM-система и просто BPM). Использование BPMS позволяет организовать эффектинное взаимодействие между управленцами и ИТ-специалистами, лучше использовать существующие и ускорить разработку новых информационных систем. Основные функции BPMS - моделирование, исполнение и мониторинг бизнес-процессов. Основываясь на данных мониторинга, организации выявляют узкие места и усовершенствуют свои бизнес-процессы. Цикл управления замыкается, когда при помощи BPMS измененные бизнес-процессы оперативно внедряются в эксплуатацию.

Решения в области Business Process Management (BPM) позволяют компании произвести оптимизацию бизнес-процессов, используя существующие приложения. Как правило, решение BPM - это комплекс открытых, основанных на стандартах компонентов для моделирования, выполнения, управления и оптимизации бизнес-процессов, а также интеграции корпоративных приложений.

Создаваемые в рамках интеграции приложений сервисы являются «кирпичиками», из которых можно строить последовательность выполнения в интегрированной системе «сквозных» бизнес-процессов, объединяющих процессы различных функциональных областей. Система BPM обеспечивает формирование последовательности автоматически выполняемых шагов бизнес-процесса и правил взаимодействия приложений (передачи информации) на каждом из этих шагов. Модули BPM ведущих производителей интеграционных платформ предоставляют возможность проектирования, разработки, тестирования, исполнения, отслеживания и управления бизнес-процессами. Приложения класса BPM служат удобным инструментом модификации интегрированной информационной системы в условиях изменения (реинжиниринга) бизнес-процессов предприятия.

Рисунок 8.5 – Бизнес-схема предприятия

Основная идея BPM-системы предельно проста.

Берем описание бизнес-процесса (наподобие тех, что давно и успешно создаются специалистами по реинжинирингу бизнес-процессов) и отслеживаем его выполнение при помощи специализированной компьютерной программы.

Традиционный способ автоматизации бизнес-процессов - разработка или приобретение готового прикладного программного обеспечения. Однако на практике прикладные программы автоматизируют только часть шагов бизнес-процесса, а главное - внесение даже небольших изменений в схему бизнес-процесса означает необходимость перепрограммирования и большие затраты времени. В результате прикладные программы не успевают обновляться в том темпе, который диктуют изменяющиеся условия бизнеса и потребности самого предприятия. Изначально BPM-системы появились как решение именно этой конкретной проблемы.

Суть BPM-решения заключается в том, что бизнес-процесс описывается на языке, который может непосредственно исполняться специализированной программой.

Составные части BPMS. Типичная BPM-система состоит из стандартного набора компонент, соответствующих хорошо известным стадиям жизненного цикла бизнес-процесса: проектированию, исполнению, мониторингу.

Проектирование. Под проектированием понимается разработка схемы бизнес-процесса. В состав BPM-системы обычно входят:

1. Графический дизайнер для рисования схемы бизнес-процесса
2. Репозиторий для ее хранения и организации совместного доступа

Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем: проектирование бизнес-процесса должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста.

Процедура создания модели бизнес-процесса мало чем отличается от привычной для бизнес-аналитиков процедуры рисования схем. Нарисовать шаги, описать бизнес-логику, определить группы пользователей и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов.

Результат сохраняется на сервере, после чего процесс может быть инициирован. При необходимости в схему можно вносить изменения, не прибегая к помощи программистов. Альтернативно, схема бизнес-процесса может разрабатываться в каком-либо из традиционных средств моделирования бизнес-процессов и переноситься в BPM-систему при помощи импорта-экспорта.

Исполнение. Ядром BPM-системы является его «движок» (BPM Engine). Он стартует экземпляры бизнес-процессов, отслеживает смену их состояний, хранит значения реквизитов, выполняет бизнес-правила. Если сравнить схему бизнес-процесс с нотами, игра по которым производит приятную для слуха мелодию, то BPM Engine - это механическое пианино, играющее по этим нотам.

Ядро BPM-систем предоставляет также интерфейсы для стыковки с внешними приложениями - специальные адаптеры, вебсервисы, драйверы для доступа к реляционным базам данных или к другим источникам данных. Использование этих интерфейсов зависит от типа бизнес-процесса:

1. Относительно небольшую долю составляют бизнес-процессы, которые BPM-система может выполнить полностью автоматически, запустив ряд специализированных программ. Например, интернет-провайдер при активации нового клиента должен создать для него учетную запись на сервере, добавить информацию в системную службу имен, в конфигурационные файлы веб-сервера и электронной почты и наконец, сформировать счет и отправить его пользователю вместе с уведомлением об активации сервиса. Каждая операция выполняется отдельной программой (в идеале через стандартизованный интерфейс - вебсервис), а BPMS играет роль планировщика.

Рисунок 8.6

2. Наиболее распространен тип бизнес-процессов, предполагающий как стыковку со специализированными приложениями, так и участие живых людей. Например, сотрудник финансового отдела должен зарегистрировать факт оплаты в ERP-системе как шаг бизнес-процесса реализации товара. Этот сценарий требует разработки интерфейсных программ, работающих и с контекстом бизнес-процесса (т.е. с его реквизитами), и с внешней прикладной программой или базой данных. В контексте бизнес-процесса сохраняются ссылки - номер платежки, код контрагента - по которым развернутую информацию можно извлечь из внешнего приложения или базы данных на следующих шагах бизнес-процесса. Разработка таких комплексных приложений обычно - самая трудоемкая часть проекта BPM.

3. Наконец, существуют шаги бизнес-процессов, автоматизировать которые невозможно или слишком сложно. (Например, бизнес-процесс может включать рытье канавы - ясно, что это задача не для компьютера.) В такой ситуации BPM-система подаст пользователю сигнал о том, что ему поручено определенное задание, и будет ждать от него подтверждения о выполнении.

Ключевой элемент интерфейса пользователя BPM-системы - т.н. «персональный список задач», перечень шагов запущенных экземпляров бизнес-процессов, назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит:

Благодаря такой организации работы исполнителю за компьютером не приходится думать, с какой функцией и какого именно внешнего приложения ему пора работать: он видит перечень назначенных ему заданий, и когда он берет очередное задание себе на исполнение, нужная программа запускается автоматически.

BPM-системы предоставляют доступ через веб-интерфейс, что позволяет максимально легко вовлекать в коллективную работу сотрудников территориально удаленных подразделений и организаций-контрагентов.

Мониторинг. BPM-система осуществляет контроль бизнес-процессов двумя путями:

1. Менеджеру не приходится выяснять «на ком стрелка» - для каждого экземпляра бизнес-процесса это наглядно показывает динамически формируемое графическое изображение. Например, вот как может выглядеть графическое изображение экземпляра процесса, схема которого рассматривалась выше.

2. Зеленым цветом отмечены шаги процесса, которые выполняются в данный момент; в рассмотренном примере параллельно выполняются два шага, один из которых соответствует основной последовательности работ, а второй служит для контроля процесса его инициатором. Красные стрелки показывают пройденный маршрут.

3. BPM-система накапливает ценную статистику о параметрах выполнения экземпляров бизнес-процессов: интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий).

BPM-системы, как правило, предоставляют базовый набор отчетов по показателям бизнес-процессов. На их основе могут быть сконструированы т.н. «ключевые показатели эффективности» (KPI, Key Performance Indicators), которые, в свою очередь, могут быть увязаны с «системой сбалансированных показателей» (BSC, Balanced Scoreсard).

Архитектура типового BPMS. Решения BPM используют инжиниринг закрытого цикла для выявления разрывов в процессах, что дает Вашей компании возможность контролировать полный жизненный цикл бизнес-процессов. В результате Вы получаете быструю и гибкую платформу, основанную на существующих приложениях, которая позволит вам оперативно реагировать на новые требования бизнеса и повышать производительность.

Рисунок 8.7

Системы управления бизнес-процессами обеспечивают существенные преимущества на двух уровнях. Первый уровень - стратегический, он включает такие преимущества, как связь между повседневной деятельностью компании и ее стратегическими установками. Второй уровень - количественный: это те преимущества, которые можно посчитать или измерить, например, экономия миллионов долларов или сокращение сроков, например, ввода и согласования договоров с дней до нескольких минут. И еще одно преимущество, может быть, самое важное - изменение атмосферы в коллективе, ориентация сотрудников на повышение эффективности их труда, информированность о том, как их действия влияют на общий результат и в целом на положение компании на рынке, а также более быстрая и активная реакция на изменения в конкурентной среде.

Области применения. В основе систем управления бизнес-процессами лежит процессный подход, и они наилучшим образом подходит в первую очередь для автоматизации процессов ориентированных на клиента и сквозных бизнес-процессов Компании.

Чаще всего системы управления бизнес-процессами применяются при автоматизации сложных сквозных бизнес-процессов, включающих несколько подразделений компании и функции многих существующих информационных систем, подчиненных одной общей цели.

Другим распространенным случаем является автоматизация тех областей, для которых нет готовых, хорошо зарекомендовавших, либо относительно доступных готовых решений.

Также системы управления бизнес-процессами могут быть полезны при необходимости быстрой (от одного до нескольких месяцев), точечной автоматизации какого-либо критическиважного бизнес-процесса Компании.