Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

• простота внесения изменений в документ;
• возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
• возможность использовать заранее заготовленные формы;
• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
• экономия бумаги;
• более высокая компактность архивов;
• более простой контроль информационных потоков;
• большая скорость поиска и извлечения информации;
• возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рис 4 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например, требований по изменению формы отчетности.

электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на Рисунке 4.

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Несмотря на то, что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на Рисунке 4.

Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?

Рисунок 6- Преимущества электронного документооборота

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице, и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.

В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.

Что можно посоветовать в том случае, если вы хотите доказать, что ваш адресат точно получал ваши послания и отвечал вам, а уже возникли подозрения в его отказе от подтверждения этой информации в дальнейшем? Можно порекомендовать в бумажном варианте письма сослаться на ранее отосланные электронные и полученные в качестве ответа, причем сослаться между прочим, не в качестве основной темы письма. Не забывайте, что не только вам может понадобиться привести электронную почту в качестве доказательства, не стоит легкомысленно относиться к переписке и со своей стороны, в том числе с кандидатами на должность, а не только с работниками. Автор настоящей статьи столкнулся на практике со следующим примером. Сотрудник кадровой службы отказал претенденту на должность, юристу М., по такому дискриминационному параметру, как пол. Руководитель хотел работать с юристом-мужчиной, а резюме прислала женщина.

Придание юридической силы документам на электронных носителях

Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint . Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений.
Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

Придание электронному документу юридической силы

Поэтому многие специалисты и считают, что необходимо отдельно определить порядок предоставления и оценки электронных средств доказывания. В проекте закона об электронной торговле предлагается считать, что все экземпляры электронных документов, подписанные установленным законодательством способом, являются подлинниками. У электронного документа не может быть электронной копии.

Но это положение так и остается проектом. На сегодняшний день для исследования в суде электронные документы должны быть преображены в письменную форму, т.е. распечатаны. Цитируя закон: ст. ст. 59 «Относимость доказательств», 60 «Допустимость доказательств», ст. 67 «Оценка доказательств» ГПК РФ Итак, юридическую силу электронному документу придают: — обязательные реквизиты; — подтверждение полномочий создателя; — подлинность и аутентичность.

Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам

Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями Федеральных законов. 2. Электронный документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств. 3. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений. Электронный документ должен содержать: — регистрационный номер; — регистрационную дату; — подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ; — содержание документа; — наименование организации — создателя документа; — местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес.
Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.

33.. придание юридической силы документам на машинном носителе

Так как если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации. И доказать противное будет невозможно. Можно сделать однозначный вывод, что на данном этапе полный переход на кадровый электронный документооборот невозможен. Электронная почта как доказательство Использование электронной почты в качестве доказательства вызывает огромные сложности прежде всего с установлением личности того, кто послал со своего почтового ящика электронное письмо с той или иной информацией.
Мало того, если содержание электронной почты разглашается без согласия автора сообщения, то письмо можно исключить из числа доказательств, т.к. оно получено с нарушением закона.

Юридическая сила электронного документа

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Согласно Федеральному закону « Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года ст.4-12 // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. ст.127., электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.

Понятие электронного документа, его юридическая сила

Внимание

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа? Содержание

• 1 От бумажного к электронному документообороту
  • 1.1 Реквизиты, определяющие юридическую силу
• 2 Защита корреспонденции
• 3 Частные случаи
• 4 Практические рекомендации
• 5 Что дальше?

От бумажного к электронному документообороту В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи.

С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный.

Повышение уникальности

Высылаю в адрес суда по почте вместе с исковым заявлением копии присланных по почте с места работы форм 2-НДФЛ и копии приказов о принятии/увольнении. Во время работы я неоднократно получал распоряжения и сканированные копии документов по электронной почте. Как можно эту информацию с электронной почты представить как доказательства в суде? Нотариус отказывается заверить мне распечатанную переписку. Что можно посоветовать в такой ситуации? Разумеется, нотариус откажется заверять неизвестно откуда взятую бумагу. Ему надо принести компьютер, с которого велась электронная переписка, чтобы он мог удостоверить факт ее наличия, а затем составить протокол с подробным описанием своих действий: включение компьютера, запуск почтовой программы, найденные электронные письма. Только тогда электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу.

Электронные документы как доказательства

Подлинность и аутентичность Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭЦП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).
Какие документы необходимо сразу оформлять на бумажных носителях Независимо от того, установлена ли на предприятии система электронного документооборота, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство, трудовой договор, коллективный трудовой договор требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника.

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила ?

От бумажного к электронному документообороту

В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный. Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Реквизиты, определяющие юридическую силу

Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

• наименование вида документа (кроме писем);
• порядковый номер;
• наименование организации,
• дата регистрации;
• место разработки и подписания;
• электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.

Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.

Защита корреспонденции

Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

• наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
• применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
• наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

Частные случаи

Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации. Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.

Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.

В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности. Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

Что дальше?

Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал , облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.

Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.

А при электронном документообороте имеют ли эти документы юридическую силу? как подтверждение факта отгрузки? заранее спасибо!

Как организовать документооборот в бухгалтерии. Юридическая сила электронного документооборота. Что нужно отразить в учетной политике про электронный документооборот.

Вопрос: А при электронном документообороте имеют ли эти документы юридическую силу? как подтверждение факта отгрузки?

Ответ: Да, документы, подписанные электронной подписью (квалифицированной, простой, неквалифицированной), признаются равнозначными документам на бумажном носителе, имеют силу бумажных документов с собственноручной подписью.

Такое утверждение следует исходя из положений п. 1 и 2 ст. 6 Закона Об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Обоснование

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Электронные документы

Как оформить и заверить электронный первичный документ

Первичные документы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если документы заверены электронной подписью ().

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551 . Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552 . Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде .

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России ? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге - заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электроннойподписью .

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671 .

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

1. Как подать документы по требованию проверяющих при камеральной налоговой проверке ;
2. Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке .

Электронная подпись

Существуют следующие виды электронной подписи:

1. простая;
2. усиленная неквалифицированная;
3. усиленная квалифицированная.

Какую электронную подпись использовать для первичных учетных документов - устанавливают федеральные стандарты по бухучету (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Но в настоящее время такого стандарта нет. Поэтому подписывать первичку можно любой электронной подписью.

Документ, который подписан простой или усиленной неквалифицированной подписью, имеет силу бумажного документа с собственноручной подписью. Но только если есть соглашение между контрагентами о проверке этих подписей. Аналогичные выводы следуют из пунктов и статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 13 января 2016 г. № 03-03-06/1/259 , от 5 мая 2015 г. № 07-01-06/25701 , от 4 августа 2015 г. № 03-03-06/44905 , ФНС России от 19 мая 2016 г. № СД-4-3/8904 .

Отметим, что ранее Минфин России придерживался иной позиции: первичные документы нужно заверять только усиленной квалифицированной подписью. Если применять простую или усиленную неквалифицированную подпись, то документы нельзя принимать для бухгалтерского и налогового учета. Такие разъяснения давал Минфин России в письмах от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250 , от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139 , от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67 , от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409 .

С учетом того, что в более поздних письмах Минфин России смягчил свою позицию, заверять цифровые документы можно любой электронной подписью. Однако безопаснее использовать усиленную квалифицированную подпись.

Что нужно отразить в учетной политике про электронный документооборот

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике . В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
- перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
- список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
- способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
- порядок хранения электронных документов;
- способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

А вот форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671 . Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ Об электронной подписи

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Глава 2, п. 18. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

регистрационный индекс;

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица (часть третья п. 18 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-з Об электронном документе

Статья 11. Юридическая сила электронного документа

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям. Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, соответствующие требованиям статьи 10 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу. В случаях, если законодательством Республики Беларусь требуются нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Порядок документирования и обращения информации, указанной в части первой статьи 18 настоящего Закона, в виде электронных документов регламентируется техническими нормативными правовыми актами в области технического нормирования и стандартизации и правилами делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь.

Статья 10. Копии электронного документа и их удостоверение Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться: нотариусом или иным лицом, имеющими право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности. Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.Статья 18. Электронные документы, содержащие информацию, распространение которой запрещено или ограничено Содержанием электронных документов может быть информация, являющаяся государственной, служебной или коммерческой тайной, а также иная информация, распространение которой запрещено или ограничено. Правила использования и меры защиты такой информации устанавливаются законодательством Республики Беларусь. Государственные органы и юридические лица, их должностные лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, содержащими информацию, указанную в части первой настоящей статьи, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

8. Бланки документов: виды, требования к оформлению, особенности разработки и использования.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 N 235, от 27.01.2012 N 18, от 15.01.2013 N 9, от 10.12.2014 N 240, от 30.12.2015 N 225)

Согласно п. 21 Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Постоянной информацией являются реквизиты организации (ее название, адрес, телефоны, банковский счет и пр.), а переменная информация - это основной текст документа, его основное содержание.

Если документ (например, письмо) получается очень объемным, то на бланках изготавливается только первая страница документа, а для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Бланки разрабатываются в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

Они бывают двух видов:

· бланк для письма;

· общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). При этом в Инструкции подчеркивается, что изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

Согласно п. 24 Инструкции при разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Так, бланк формата А5 используется для документов, имеющих небольшой текст, не более 5–7 строк.

Пункт 25 Инструкции уточняет постоянную информацию на бланке письма, это реквизиты:

· код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

· наименование организации;

· почтовый адрес отправителя;

· коммуникационные (адреса, телефоны) и коммерческие (банковские) данные.

На бланк для письма наносятся

Что касается реквизитов, которые наносятся на общий бланк, то их перечень будет следующим:

· Государственный герб Республики Беларусь (для государственных организаций);

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

· наименование вышестоящей организации;

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

Пунктом 27 Инструкции установлено, что бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Следует иметь в виду, что при необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Установлено, что бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, оформляется по форме согласно приложению 21 к Инструкции.

Согласно п. 31 Инструкции особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются отдельными актами законодательства Республики Беларусь. Но поскольку наш «ликбез» предназначен в большей степени для организаций частной формы собственности, мы лишь подчеркнем, что Государственный герб страны используется на бланках государственных органов и организаций, и более подробно останавливаться на этой теме не будем.

Если документ изготавливается не на бланке, а на чистом листе бумаги, в левой верхней части первого листа документа проставляется угловой штамп. Допускается изготавливать угловой штамп трех видов:

· для письма;

· общий угловой штамп;

· угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Пунктом 34 Инструкции установлено, что размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

9. Особенности и порядок подготовки проектов НПА.

Закон Республики Беларусь 10 января 2000 г. № 361-З О нормативных правовых актах Республики Беларусь

Особенности порядка подготовки проектов различных видов нормативных правовых актов, технико-юридические требования к их оформлению, а также иные вопросы, не урегулированные настоящим Законом, определяются Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, разрабатываемыми Национальным центром законодательства и правовых исследований Республики Беларусь совместно с Министерством юстиции Республики Беларусь и утверждаемыми Президентом Республики Беларусь.

Статья 47. Порядок подготовки проекта нормативного правового акта

Подготовка проекта нормативного правового акта может включать:

рассмотрение нормотворческого предложения и принятие решения по подготовке проекта;

организационно-техническое и финансовое обеспечение его подготовки;

сбор необходимых материалов и информации;

разработку концепции проекта;

составление текста проекта;

согласование проекта;

проведение юридической и иных необходимых экспертиз.

Нормотворческий орган может осуществлять подготовку проекта нормативного правового акта самостоятельно либо поручить иному субъекту нормотворческой инициативы по вопросам, относящимся к его компетенции, заказать ее Национальному центру законодательства и правовых исследований Республики Беларусь, а также в установленном порядке привлечь к подготовке проекта соответствующих специалистов из иных организаций, в первую очередь государственных, поручить специально создаваемым для этого временным комиссиям или рабочим группам.

Подготовка проекта нормативного правового акта осуществляется с обязательным участием юридической службы соответствующего государственного органа (организации).