Письмо-ответ составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Страница предоставляет возможность бесплатно скачать образец обсуждаемой бумаги.

Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ - тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях. Сообщение составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Информационный лист содержит ограниченные рамки повествования и должен отвечать лишь на вопрос, поставленный в требовании. Письмо-ответ легко написать даже не опытному человеку, имея под рукой компьютер и принтер. Страница этого ресурса предоставляет возможность бесплатно скачать и применить в жизни образец обсуждаемой бумаги.

Рассмотрим основные особенности, включающиеся в понятие письмо-ответ. Смысл ответной реакции заключается в деловом общении контрагентов. Отличный способ урегулирования проблем в досудебном порядке позволяет сэкономить значительные средства и время участников правоотношений. Легитимность общения заключается в бумажном носителе информации, составленном по всем правилам делопроизводства и имеющем подлинную визу руководства. Электронная переписка является ненадежным вариантом для доказательства в суде.

Обязательные пункты составляющие письмо-ответ

:

• Адрес и наименование учреждения кому направляется письмо-ответ;
• Собственные данные автора, контактные телефоны;
• Номер, дата и титл повествования;
• Краткое изложение запроса, на который составляется письмо-ответ;
• Четкие и конкретные ответы на поставленные вопросы. Лишнего писать не нужно;
• Уважительный тон приветствуется, но и строгость важна;
• Фиксация исполнителя бумаги, подпись и расшифровка руководителя, печать учреждения.

Письмо-ответ лучше всего передавать лично адресату. Взамен нужно получить отметку о получении на втором экземпляре. Если передать лично письмо-ответ не представляется возможным, нужно воспользоваться услугами почтовой связи, отправив документ с уведомлением и описью вложения. Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное обращение собственными силами. Большинство шаблонов имеют самый простой формат и могут легко редактироваться в программе Miсrosoft Word. Приятного использования.

(оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

• Положительный ответ должен быть максимально подробным,
• а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

• как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
• так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре , перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

1) Деловое письмо обычно состоит из:
заголовка;
основного текста;
концовки.
Заголовок содержит:
название фирмы (учреждения), отправляющей письмо;
почтовый и телеграфный адрес;
телетайп и телефакс;
номера телефонов;
расчётный счёт;
дату отправления: месяц пишут словом. Обычно эти реквизиты присутствуют на фирменном бланке.
В заголовке рядом с датой обычно помещается ссылка на содержание письма или повод, по которому оно написано.
Пример:
«Относительно (касательно)...»
«По вопросу поставки (заказа).»
«На№. от...»
«НаВаш №. от...»
На деловом письме ставиться исходный номер. Ставить исходящий номер на письмах, адресуемых за рубеж, не рекомендуется. Там ограничиваются датой отправки и содержанием письма.
В деловой переписке, помимо адреса и названия фирмы или учреждения, написанного на конверте, названные атрибуты помещаются и в заголовке (в правой верхней части письма).
Если письмо адресовано фирме или учредителю, то сначала указываются наименование фирмы (учреждения) в именительном падеже, а затем почтовый адрес. В документе, направляемом на имя руководителя (организации), наименование организации входит в состав наименования должности руководителя.
Пример: «Президенту компании... господину...» В письме, адресованном частному лицу, сначала пишутся почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. Перед именем адресата можно поставить слово Attn., например Attn. Mr. Black (Вниманию мистера Блэка).
Если известна должность адресата, желательно указать её после имени. Например: Attn. Mr. Black, Head of Department (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела). При обращениях к отдельным лицам употребляется неформальное выражение Дорогой. Например, Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brawn, Dear John, а при обращении к фирме - формальное Dears Sirs (Европа), Gentleman (США).
Следует иметь в виду, что имена, адреса, обращения, каждое слово официального названия, должности названия объектов переписки пишутся с заглавной буквы (Азбука делового общения // Бизнес для всех. М.,1991. Вып.1.С. 33, 34).
После обращения обычно следует вводная фраза. Она формулируется в зависимости от типа письма и его цели.
В правой верхней части письма помещаются наименование фирмы - получателя письма в именительном падеже, а затем почтовый адрес.
В документе, направляемом на имя руководителя, наименование организации входит в состав наименования должности руководителя.
В письме, адресованному частному лицу, сначала пишут почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата.
После обращения обычно следует вводная фраза, которая формулируется в зависимости от типа письма и его цели.
Поэтому вступление характеризуется большим разнообразием. Вместе с тем есть ряд этикетных оборотов, которые употребляются при написании наиболее часто и являются стереотипными. Знание их или наличие под рукой сокращают время написания послания и во многих случаях повышают культуру письма. Примеры из некоторых устойчивых этикетных формул:
Мы получили Ваше письмо за № ... от 1 ноября с.г., из которого рады были узнать
(с удовольствием узнали), что...
Мы получили Ваше письмо от 15 мая с.г. вместе с приложенными к нему документами.
Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.
Благодарим за письмо от... или за № ...В ответ сообщаем...
Подтверждаем получение Вашего письма от...со всеми приложениями
Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от 14 марта с.г., и сообщаем, что...
Мы крайне удивлены Вашим письмом от...в котором Вы сообщаете...
Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы (телекса), что.
В дополнение к нашему письму от 12 февраля с.г. сообщаем, что...
Разрешите написать Вам...
Мы вынуждены напомнить Вам...
Настоящим ещё раз напоминаем (сообщаем)...-
Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания).
К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от... и вынуждены еще раз Вам напомнить (попросить).
В связи с Вашим письмом от... сообщаем, что, к нашему сожалению...
В ответ (отвечая, ссылаясь) на Ваше письмо сообщаем, что...
В подтверждение нашей телеграммы от...сообщаем, что...
В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося 5 июня с.г., сообщаем, что...
Принимаем к сведению Ваше письмо от. и сообщаем.
Мы вынуждены уведомить Вас, что.
Уведомляем Вас, что...
Ставим Вас в известность...
Доводим до Вашего сведения...
По Вашей просьбе направляем Вам...
Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо от...
Пожалуйста, примите наши извинения за.
Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку).
Содержание письма зависит от проблем и задач, которые приходится решать посредством переписки. Оно в деловом письме не должно быть пространным. Нередко содержание исчерпывается одним или немногочисленными предложениями, выражающими просьбу, согласие или отказ.
Примеры фраз, которые могут составить основу кратких писем:
Настоящим просим сообщить о сроках отгрузки...
Просим ускорить отправку...
Просим поставить нас в известность о.
Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу... Обращаемся к Вам с просьбой выслать... Нам нужны дополнительные сведения о...
Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения. Просим подтвердить принятие нашего заказа к исполнению. Ваша просьба о...удовлетворена.
В ответ на Ваше письмо от... сообщаем, что Ваша просьба о поставке... решена положительно.
Настоящим сообщаем, что Ваш запрос (заказ, предложение) принят нами. В ответ на Ваши требования... сообщаем, что нами приняты следующие меры... В ответ на Вашу просьбу (наказ) с сожалением сообщаем (должны, вынуждены сообщить), что её (его) выполнить не можем (не имеем возможности). К сожалению, мы вынуждены отклонить ваше предложение. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...
Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получению результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.
Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если вы согласитесь внести в него следующие изменения...
Ваш заказ будет выполнен при условии (например, если Вы согласитесь на более поздние сроки поставок нужных Вам товаров. Для нас приемлема дата отгрузки.) .
При написании основного текста письма употребляются обороты - скрепы:
В связи (в соответствии) с вашей просьбой... В связи с вышеизложенным... Одновременно с этим... Во - первых...во - вторых...и т.д. В первую очередь...
Кроме того... более того.помимо того... Тем не менее... несмотря на... Далее мы вынуждены... Само собой разумеется...
Считаем необходимым (важным, нужным, целесообразным).
В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами).
Мы совершенно уверены.
Мы выражаем уверенность...
Это касается Вашей просьбы (предложения) ...
Дело в том, что.
В противном случае мы вынуждены. В сложившейся обстановке... По нашему мнению...
Мы не согласны с вашей точкой зрения по следующим причинам... В случае Вашего отказа (неуплаты). Далее Вы пишите. К тому же.
В дополнение к вышеизложенному (вышесказанному, отмеченному выше), сообщаем...
Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить).
В виду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо).
Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя). Таким образом (в заключение). Во избежание задержки... Необходимо (нужно, следует) признать, что... Мы испытываем затруднение с. Фактически...
Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт,
что...
Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение). Мы сожалеем...
В своё оправдание хотим сообщить... В ответ на ваш упрёк хотим сообщить. Мы признаём... Мы также купили бы у Вас...
Поставки будут производиться (осуществляться).
Подтверждаем получение...
Обращаем Ваше внимание...
Вам, несомненно (очевидно) известно.
В конце делового письма содержаться просьбы писать или информировать, а также пожелания, надежды на дальнейшее сотрудничество, получение заказов и т.д. Здесь же могут быть извинения и благодарности.
Заканчивается письмо формулой вежливости с указанием должности, фамилии и инициалов лица, подписывающего письмо, а в некоторых случаях ставиться и печать.
Как в других структурных элементах делового письма, так и в концовке используются устойчивые выражения, например:
Просим сообщить о Вашем согласии. С уважением. Просим написать о своём решении. С уважением.
Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. С уважением...
Надеемся на скорый ответ. С уважением.
Убедительно просим не задерживать с ответом. Искренне Ваш. Просим Вас поставить нас в известность. С уважением. Просим Вас информировать нас о принятых Вами мерах. С уважением. Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни. С уважением. Мы будем признательны за быстрый ответ. С уважением. Надеемся получить ответ в ближайшем будущем, и заранее благодарим. С уважением...
В надежде на благоприятный ответ. С уважением. Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу. С уважением. Ожидаем Ваших заказов (одобрение, согласие, подтверждение). С уважением. С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество... Благодарим заранее за оказанную услугу. С уважением... В надежде на положительное решение вопроса. Искренне Ваш. Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие). С уважением...
В надежде на плодотворное сотрудничество. С уважением. При получении письма, просим Вас подтвердить письменно (телеграфировать, сообщить по телефаксу.). С уважением. Заверяем Вас, что... С уважением.
Если к письму прилагается документация, чертежи и т.д., то в конце указывается наличие приложения, например:
«Приложение: от № ...»
Согласно служебному этикету ответное письмо подписывает равный (или выше) по должности работник. Так, если инициативное письмо подписал директор (президент, председатель), то и ответ на него так же подписывает такой же руководитель, в крайнем случае, его заместитель.
ххххххххххххххххххххххххххххххх
3.11. 5.

Бесспорно, побрезгует ответ: вы можете сообщить, что полученный запрос изучаете, отправить каталоги, прейскуранты, предложить изменить условия, указанные в запросе, отказать в поставке т товара или другом просьбой.

Так, если вы заинтересованы в поставках данного товара, то в ответ на запрос отправляется оферту

Оферта - это письменное предложение о поставке товара, которую делает продавец покупателю. В ней выражается желание или готовность заключить договор купли-продажи на условиях, изложенных в предложении 33 . Например:

. Уважаемые господа!

. С благодарностью подтверждаем получение. Вашего запроса и отправляем образец (название товара), заинтересовавший. Вас. Мы можем предложить. Вам этот товар на следующих условиях:

пластмассовые (название) в упаковке дисков по штук;

доставки: фрахт оплачивается до границы;

упаковке дисков: бесплатно;

оплата: безотзывный аккредитив

. Будем благодарны за. Ваш заказ. Со своей стороны обещаем обслуживание в любое время

. С. Приложение: образец в одном экземпляре

. Уважаемые господа!

. Подтверждаем получение. Вашего запроса от (дата) на поставку (название товара). Нет необходимости отправлять образцы, поскольку. Вы хорошо знакомы с качеством нашей продукции

. При своевременном заказа мы сможем поставлять. Вам (количество) изделий ежеквартально

. Пан (фамилия) из нашей фирмы ознакомил. Вас с ценами и графиком поставок. Ваши отзывы были положительными, поэтому мы можем начать отгрузку товара после получения заказа

..

. Уважаемые господа!

. В ответ на. Ваш запрос от (дата) сообщаем, что внимательно ознакомились с. Вашими образцами (название товара). Хотим заверить. Вас, что сможем изготовить изделия надлежащего (нужной. Вам, желаемой) качества

. Чтобы удовлетворить. Ваши ежегодные потребности, мы можем предложить. Вам такие условия договора:

цена за одну единицу грн;

общая стоимость всей партии грн;

оплата: наличными:

срок поставки: дней после получения заказа. Все технические характеристики приведены в нашем каталоге. Просим. Вас прислать ответ в течение пяти дней с момента получения этого письма. С йвагою...

. Уважаемые господа!

. Спасибо за запрос от (дата) на поставку (название товара). Сообщаем, что этот запрос принят к рассмотрению. О окончательное решение мы сообщим. Вам дополнительно

Если. Вы не можете предоставить предложение на поставку того или иного нужного заказчику товара, непременно отправьте аргументированный отказ:

. Уважаемые !

. Благодарим. Вас за запрос от (дата) и проявленный интерес к нашей продукции

. Очень жаль, но, учитывая потребности современного рынка, мы не производим таких товаров

. Мы попросили господина (фамилия), с которым плодотворно сотрудничаем, передать соответствующие предложения

. Добавляем иллюстрированный каталог, в котором располагаются подробное описание товаров, которые мы производим. Просим сообщить, заинтересовавший. Вас какой-то из них, тогда мы сможем передать проект договора, отметив в. Троки поставки, стоимость, условия оплаты тощо.

. Уважаемые господа!

. Спасибо за письмо от (дата). К сожалению, мы вынуждены сообщить. Вам, что всю изготовленную продукцию экспортирует фирма (название). Мы направили туда. Ваш запрос и попросили предоставить. Вам предложение, которое, надеемся, заинтересует. Вас

. С уважением и пожеланием успехов ..

. Уважаемые !

. С благодарностью подтверждаем, что получили. Ваш запрос от ... (дата). Очень жаль, но мы не можем удовлетворить. Вашей просьбы из-за того, что всю нашу продукцию уже реализовано. Сложившаяся ситуация не дает нам возможности уже сегодня увеличить наши производственные мощности

. Надеемся на понимание

. Остаемся с уважением

. Уважаемые господа!

. Спасибо за. Ваш запрос от (дата). К большому сожалению, мы не можем собственными силами удовлетворить. Вашу просьбу

. Дело в том, что уже на протяжении многих лет наши интересы представляет (название фирмы). Учитывая контрактные обязательства перед этой фирмой, мы не можем самостоятельно продавать нашу продукцию на территории. Вашей страны

. Просим прислать запрос на адрес:. С уважением ..

Иногда в ответе на запрос можно предложить изменить его условия: количество товара, модель, срок поставки и т.д.

. Уважаемые господа!

. На. Ваш запрос от (дата), к сожалению, вынуждены сообщить, что не производим нужной. Вам продукции

. Зато можем предложить. Вам каталог нашего нынешнего ассортимента. Были бы очень рады, если бы. Вы ввели некоторые наши товары в. Вашей программы реализации

. Если это предложение заинтересует. Вас, просим прислать нам ответ

. Уважаемые /

. Отвечая на. Ваш запрос о поставках (название товара), сообщаем, что не можем поставлять продукцию в нужном. Вам объеме

. По. Вашему заказу мы можем осуществить только частичную поставку в течение дней. Кроме этого, мы временно прекратили отгрузку, потому что сначала должны выполнить предварительные заказы

. Пожалуйста, срочно сообщите, устраивает ли. Вас наше предложение

Письмо-ответ входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.

Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты. Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки. В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя.

Составление

Наиболее часто в письме-ответе используются такие речевые обороты, как «Благодарим Вас за интересное предложение», «Подтверждаем свою готовность к…», «Выражаем свое согласие на…» или «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…».

Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа. Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию. Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…».

При составлении письма-отказа необходимо указать его причину. Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю. Следовательно, начать такое письмо следует фразой «В связи с…». Если составитель письма-отказа располагает информацией о том, кем, когда, в каком случае и при каких условиях по исходному письму, содержащему запрос или просьбу, может быть дан положительный ответ, рекомендуется изложить данные сведения в отказе.

В заключении письма-отказа ставится подпись составителя. В большинстве случаев письмо подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом. Не лишним будет также указать контактные данные составителя, чтобы, в случае необходимости, получатель мог связаться с данным лицом и получить дополнительные сведения.

(Размер: 26,5 KiB | Скачиваний: 27 149)