Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» - партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

• название (и сокращённое наименование);
• фактический и почтовый адреса;
• адрес электронной почты;
• контактные телефоны;
• адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

• минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
• если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
• отдельно нумеруется каждое приложение;
• в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
• в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
• в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
• обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

• вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
• содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
• резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

• используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
• чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
• не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
• избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
• пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
• избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
• проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

• «С уважением,» «Искренне ваш»;
• «С наилучшими пожеланиями»;
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
• «Всегда рады оказать вам услугу»;
• и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

• «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
• «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
• «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. [email protected]– хорошо, [email protected]– плохо.
2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
7. Используйте только стандартные шрифты.
8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Пример подписи:

С уважением,

Иван Иванов

[email protected]

http://site.com.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

• объективность;
• краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
• нейтральность тона изложения;
• отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
• отсутствие эмоциональных оценок;
• чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

И снова здравствуйте мои дорогие подписчики и гости блога. Как вы относитесь к официальным документам? Любите ли их заполнять? Смею предположить, что большинство из вас ответит отрицательно.

Письмо должно быть прочитано

Понятно, что официальные письма – документы, составленные с использованием некого образца, порой на специальном бланке. Хоть раз в жизни такие документы составлял каждый из вас. Это может быть объяснительная, заявление, благодарственное письмо, гарантийное послание, жалоба и тд. Следовательно, вам знакома процедура оформления такого рода сообщения.

Главная цель делового письма – донесение информации в неизменном виде до адресата. Если вы пишите благодарственное письмо, то обязательно укажите причину, в решении которой вам помог тот или иной человек. Не забудьте указать его фамилию и инициалы. Письмо, направленное в пустоту никогда не будет прочитанным, следовательно, не забывайте указывать адреса получателя, а в идеале и отправителя.

Обратите внимание, как происходит отправка писем по средствам электронной почты:

• вы нажимаете клавишу «Написать письмо»;
• составляете послание;
• заполняете строку адрес получателя;
• кликаете мышкой на кнопку «Отправить».

Конечно, последовательность действий можно менять (сначала заполнить строку адрес, потом создать письмо), но последним действием всегда будет отправка. Вы согласны? А теперь скажите мне: «Возможно ли послать сообщение, если нет электронного адреса?». Естественно, нет. Следовательно, обязательно узнавайте, запоминайте, записывайте данные, благодаря которым вы можете в любой момент связаться с важным для вас человеком.

Не забывайте ставить себя на место получателя вашего послания. Так вы можете заметить те ошибки, которые допустили при создании, скорректировать само послание, удалить слова, имеющие двойственное значение и тд. Как вы думаете, адресату приятно открывать конверт, распечатывать письмо и видеть, что это послание для него лично. Как он понимает это? Довольно просто: любой письмо должно начинаться с обращения и приветствия (это то, что позволяет отправителю расположить в себе получателя).

Если по какой-то причине вы не смогли узнать имя и фамилию человека, то замените их другими: господин, директор, уважаемый и тд. Ни в коем случае нельзя сокращать эти слова. В противном случае, автор послания раскрывает свое недовольство, злобу и другие негативные черты характера. Следовательно, говорить о предрасположенности получателя к общению и восприятию информации не стоит.

Скажу сразу, что даже мне приходит на электронную почту море писем сомнительного характера, следовательно, я тщательно слежу за их содержанием. Открыв полученное письмо, я стараюсь бегло прочитать его, чтобы оценить степень важности. А вы делаете так же? Ожидая особое письмо, вы можете часами изучать полученные сообщения, тогда почему бы не научиться их быстро просматривать?

Отправлено послание должно содержать заголовок (в электронном варианте, нужно обозначить тему). Столь простая формальность позволяет получателю оценить важность сообщения. А если, таковое попало в распределительный центр крупной организации, то оно может быть спокойно, без лишних заморочек, отправлено получателю. Вы ведь хотите, чтобы ваше послание как можно скорее достигло получателя?

Оформление письма и его содержание

Теперь вы знаете, как сделать так, чтобы ваше письмо достигло адресата кротчайшие сроки:

• знать его адрес;
• указать тему послания;
• начать письмо с приветствия читателя.

Однако, это не все особенности создания деловых писем. Немало важную роль играют: стиль изложения, способ подачи информации, оформление такого рода документов и тд. Давайте далее разбираться, как же сделать так, чтобы получатель не отправил письмо в папку «Спам» на просторах электронной почты и не выкинул ваше послание в мусорное ведро.

Первое что должно быть – приветствие и обращение к адресату. Заметьте, что неплохо было бы раскрепостить читателя. Для этого достаточно начать с комплиментов, заметить его загруженность и тд. Составляйте свое послание так, чтобы получатель соглашался с каждым его словом, ведь в таком случае подвести его к заключению сделки будет довольно просто.

Последний комментарий – чуть ли не самый важный. Это касается использования слов, фраз и выражений, которые имеют двойственный характер. Все дело в том, что отправитель не может залезть в голову к адресату и узнать уровень его осведомленности. Вот именно поэтому, перед отправкой послания, его нужно прочитать несколько раз и, при необходимости, подкорректировать, удалив двойной смыл высказываний.

Структура официального письма

Официальные письма выполняются на специальных бланках, в которых уже есть некие нанесения. В верхней части бланка (правый угол) обязательно располагается «шапка», содержащая в себе полный набор реквизитов (фамилия и инициалы получателя, адрес фирмы, телефон, название отдела, герб или символика компании тд.). Обратите внимание, что чем четче заполнены все графы, тем большая вероятность доставки послания и его прочтения.

Если адресатов несколько, то их фамилии нужно перечислять в порядке иерархии от вышестоящей должности к подчиненным. Это правило, нарушать которое не желательно. Так как в левой верхней части остается место, там ставится отметка отправителем (свои инициалы и дата) и получателем (те же самые).

Как известно, письмо делового образца, как и школьное сочинение, должно иметь 3 раздела : вступление, основная часть и заключение. Вот именно, прочитав первую часть, адресат сможет сделать вывод о том, срочное это послание, или с его изучением можно немного повременить. Обратите внимание, что вступление пишется для электронного варианта, как дополнение к приложению. Поэтому, чтобы правильно составить таковое, нужно:

• оставить обращение и приветствие;
• выделить порцию комплиментов;
• кратко объяснить причину обращения.

Важным фактором при изложении материала является манера изложения, полнота и честность при подаче информации (ни в коем случае не обманывайте адресата). Запомните, читая ваше обращение, получатель должен представить описанное, поэтому подробности будут необходимы, но не забывайте подкреплять их дополнительными фактами, датами, и тд.

Обратите внимание на речь и стиль подачи материала. Если это официальный документ, то и письмо пишется в деловом стиле. Стоит догадаться, что адресат получает немало таких писем, и знакомиться подробно с каждым ему не хватит времени. Следовательно, излагать материл нужно кратко, компактно, без лишних преувеличений и красок. Только в таком случае можно рассчитывать на быстрый ответ адресата.

В заключении нужно указать собственное пожелание (иногда с просьбой), подвести некий итог всего изложенного. Получается, что прочитав данную часть официального письма, адресат должен увидеть ваше предложение выхода из сложившейся ситуации (проблемы). Ему остается только согласиться с таковым, или выбрать свой вариант.

Заканчивается официальное письмо обязательной подписью и датой составления. Это вы можете заметить, изучив несколько образцов официальных писем.

Перед отправкой обязательно перечитайте составленный документ, проверьте соответствие реквизитов, правильность оформления послания. Не забудьте оценить грамотность изложения, каким шрифтом напечатан текст (удобно ли читать) и тд.

На этом все. Оказывается, что составить официальный документ не так то и сложно. Для этого достаточно взять нужный бланк, где уже нанесены определенные характеристики, заполнить его в соответствии с правилами, описанными выше и отослать адресату. Если у вас остались вопросы, то вы можете получить на них ответы, путем размещения таковых в разделе «комментарии».

А вы уже рассказали своим друзьям и знакомым о том, как правильно нужно оформлять официальные документы? Если нет, то поделитесь с ними ссылкой на данный обзор. Для этого нужно кликнуть по клавишам социальных сетей, в которых вы зарегистрированы, и согласиться на добавление информации на вашей личной странице. Проведя данные манипуляции, вы позволите людям, увидеть данный обзор, ознакомиться с ним и научиться правильно, заполнять всевозможные документы.

Я не прощаюсь с вами, а говорю: «До свидания». Буду рада вновь видеть вас читателями моих творений по информационному бизнесу. Надеюсь, что мои обзоры вдохновляют вас на подвиги и помогают получить полезную информацию.

С уважением, Елена Изотова.

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать - не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо , поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение, заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность, извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос, ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо), выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средст­вом общения между юридическими и физическими лицами и при этом ­пересылаются от автора адресату.

Способы передачи документа могут быть разными:

в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и

почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

Все зависит от практики, сложившейся в вашей организации, от уровня технического оснащения.

В нашей компании переписка путем направления писем ведется как внутри предприятия, так и с внешними адресатами. Обмен письмами внутри предприятия происходит в связи с тем, что региональные филиалы, не являясь юридическими лицами, осуществляют свою деятельность в качестве структурных подразделений и располагаются на значительном расстоянии друг от друга и от генеральной дирекции. А вот обмен информацией внутри структурных подразделений и внутри генеральной дирекции у нас ­осуществляется путем направления служебных записок.

Служебные письма оформляются на бланке письма. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

Нормативные документы

При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем , следует опираться на следующие документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования»;

ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».

При составлении рекомендаций следует опираться на локальные нормативные акты, регламентирующие полномочия должностных лиц и процедуру согласования и подписания проектов документов в вашей компании (в случае если такие документы существуют на вашем предприятии).

Порядок работы с письмами

На каждом предприятии со временем складывается своя практика отнесения письма к той или иной разновидности, что определяет порядок оформления, согласования и подписания. Устойчиво сложившуюся практику целесообразно закрепить в виде инструкции или иного локального нормативного акта. По крайней мере, следует выделить из общего массива и подчинить единым правилам следующие разновидности писем :

в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов власти и органов власти субъектов федерации;

в адрес структурных подразделений;

коммерческие письма, направляемые сторонним организациям.

На нашем предприятии внедрена система электронного документооборота (СЭД).

В соответствии с «Регламентом организации документооборота» ­переписка между генеральной дирекцией и филиалами осуществляется только средствами СЭД.

Переписка с внешними организациями проходит все стадии подготовки писем в СЭД, кроме отправки подлинника, который направляется почтой, факсимильной связью и другими средствами связи.

Стадии обработки исходящих писем описаны на нашем предприятии в специальном разделе «Исходящие документы» в рамках «Регламента работы в системе электронного документооборота». В общих чертах это описание выглядит следующим образом:

проект исходящего письма может быть создан любым работником;

согласование происходит таким образом, что каждый согласующий видит все резолюции, полученные с начала процесса согласования;

в случае получения хотя бы одной отрицательной визы на этапе согласования или подписания документ возвращается автору на доработку;

кроме того, документ может быть отозван самим автором;

если проект документа одобрен всеми согласующими, он автоматически переходит на стадию подписания, после чего регистрируется в системе;

если документ должен быть отправлен по почте, подлинник документа передается в службу ДОУ для отправки; во всех остальных случаях исполнители производят отправку документа самостоятельно;

подлинники исходящих документов, в случае если они не были отправлены по почте, хранятся у исполнителя в деле согласно ­номенклатуре дел.

Состав и оформление реквизитов письма

Бланк письма

Для составления служебных писем используется специальный бланк . Бланк письма для переписки в пределах России должен содержать ­следующие реквизиты:

Реквизит «10 - наименование вида документа» в письмах не оформляется. И объяснение здесь простое. Письма имеют свой, отличный от других видов документов бланк. И если вы взяли в руки (или увидели на экране монитора) документ, оформленный на бланке письма , то вывод, который вы сделаете, будет однозначным. Наличия слова «ПИСЬМО» вам не по­требуется. Вы и так будете знать, что имеете дело именно с этим видом документа.

На нашем предприятии принято угловое расположение реквизитов на бланке формата А4 . См. Пример 1.

Кроме того, для международной переписки может быть разработан и утвержден приказом руководителя организации специальный бланк (образец представлен в Примере 3).

Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов

Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов для международной переписки

Реквизит «18 - заголовок к тексту»

Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным. Ему отводится не более пяти строк, хотя и этот объем можно считать избыточным с точки зрения здравого смысла. Лучше постараться уложиться в одну-три строчки, которые печатаются через один межстрочный интервал.

Заголовок должен :

грамматически согласовываться с наименованием вида документа и

отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?»,

писаться с прописной («большой») буквы и

без кавычек,

точка в конце не ставится.

Вот примеры формулирования заголовка . Как видите, все они ­лаконичны и отвечают на вопрос «письмо - о чем?»:

Об оказании материально-технической помощи;

О предоставлении информации;

О невыполнении договорных обязательств .

Заголовок располагают ниже реквизита «13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов). См. Пример 13.

Реквизит «11 - дата документа»

Данный реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ­ограничительные отметки (см. Примеры 1 и 2).

Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры - на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.

Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце - заголовок.

И если реквизит «11 - дата документа » допускает только цифровое обозначение, то при упоминании письма в тексте другого документа дата может быть написана и буквенно-цифровым способом (в этом случае в конце даты пишется «г.» либо полное слово «год» в соответствующем падеже). Например:

письмом от 28.07.2007 № 25/3923 «О списании транспортных средств» либо

Реквизит «12 - регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия.

Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 - индекс управления ­делами, 39 - номер дела по номенклатуре, 64 - порядковый номер документа.

Реквизит «13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Если письмо, которое вы готовите, является ответом на поступивший (инициирующий) документ, отражение его данных (номера и даты) повысит оперативность работы как сотрудников вашей организации, так ­и получателя вашего письма.

Следует обратить внимание на то, что одной из распространенных ошибок при составлении ответов на письма является повторение в текс­те письма ссылки на реквизиты входящего документа. Ведь наличие отдельного реквизита, где данные об инициирующем документе сразу видны, избавляет от необходимости дублирования этой информации в тексте письма. И тогда вместо фразы «На ваше письмо от 28 июля 2007 г. № 25/3923 сообщаем…» в начале текста будет красоваться:

В связи с вашим предложением…;

Сообщаем, что с вашим предложением о закупке выпускаемой ­продукции с учетом сезонных скидок мы ознакомлены…;

Благодарим вас за приглашение…;

В ответ на ваш запрос сообщаем…;

Подтверждаем получение документов…;

Поддерживаем ваше предложение (обращение)…;

На условиях, предложенных вами…;

Согласно договору о поставках…

Реквизит «15 - адресат»

При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации - автора документа (см. Пример 13). При продольном - для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки (см. Пример 2).

Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила:

инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;

наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;

иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, ­установленной правилами оказания услуг почтовой связи:

• номер дома,

  офис или квартира (в случае наличия в адресе),

  населенный пункт (обычно это город),

  могут указываться район и область,

  может стоять наименование страны,

  почтовый индекс пишется в обязательном порядке.

Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации ­(филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.

Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте - они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.

А теперь рассмотрим примеры оформления рассматриваемого нами реквизита при адресации письма:

организации (см. Пример 4) с указанием почтового адреса;

ее структурному подразделению (см. Пример 5);

должностному лицу (см. Пример 6);

частному лицу (см. Пример 7) с указанием его почтового адреса.

Строки данного реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Исключение составляет Ф.И.О. должностного лица, которое может отделяться от предыдущей строки полуторным межстрочным интервалом (см. Пример 6).

В приведенных ниже примерах строки реквизита «Адресат» выровнены по левому краю («флаговое» расположение). Хотя допускается ­и центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке.

Общероссийская общественная организация
малого и среднего предпринимательства
«ОПОРА РОССИИ»
Новая площадь, дом 8, стр. 2,
г. Москва, 109012

Центральный банк Российской Федерации
Департамент регулирования, управления и
мониторинга платежной системы

Генеральному директору
ЗАО «Перекресток»
Р.И. Светофорову

ООО «Метеопрогноз»
Главному бухгалтеру
Ю.А. Безоблачной

Перепелкину Ю.М.
Ул. Надежды Сусловой, д. 29, кв. 201,
г. Нижний Новгород, 603098

Один из самых распространенных вопросов, с которыми авторы проектов писем обращаются в службу ДОУ, является вопрос о том, каким образом следует направить одно письмо разным руководителям :

адресовать его обобщенно или

направить каждому отдельно.

В данном случае все зависит от принятых в организации правил. На нашем предприятии предпочтительно адресовать письма каждому руководителю с указанием его инициалов и фамилии. Это дает возможность начать текст письма с персонального обращения. Например, если одно из писем адресуется М.А. Котову, директору филиала строительных материалов и конструкций, то текст письма мы начнем фразой «Уважаемый Михаил Алексеевич!».

Если же персонализация не играет никакой роли, то можно адресовать письмо одновременно нескольким руководителям, например, директорам филиалов, тогда обращение к ним будет иметь обобщенный вид «Уважаемые коллеги!».

Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их не должно быть более четырех. Следует запомнить, что слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа с указанием корреспондентов и их адресов, на самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

Напомним, что согласно ГОСТу Р 6.30-2003 имя частного либо должност­ного лица в реквизите «Адресат» должно писаться в дательном падеже. И тут нас настигает «великий и могучий» русский язык, который одни фамилии требует склонять, а другие - запрещает. И вы отлично понимаете, что, обращаясь к человеку, допустить ошибку в его фамилии как минимум неучтиво.

Выручить вас смогут правила русского языка, лаконично перечисленные нами в этой статье. Теперь вы безошибочно определите, как склонять любые фамилии .

Русские и иностранные фамилии, которые оканчиваются на согласный звук , склоняются, если принадлежат лицам мужского пола (Лерман - Лерману, Народович - Народовичу, Цайзер - Цайзеру, Ниденс - Ниденсу, Петреляк - Петреляку). Но не склоняются, если принадлежат женщинам (Марии Лерман, Елене Народович, Ксении Цайзер, Валерии Ниденс, Анне Петреляк). Исключением из правила могут быть фамилии, принадлежащие мужчинам при совпадении с названием животных (Евгению Жук, Николаю Стриж).

Фамилии финно-угорской языковой группы не склоняются (Юрию Сакнынь, Владимиру Кайконен).

Иностранные фамилии, оканчивающиеся на ударный гласный звук (Игорю Вайно), и фамилия Фонда не склоняются.

Славянские (польские и чешские) фамилии на -ски, -ы не склоняются (Леониду Левински, Анне Закорны).

Грузинские и японские фамилии как правило, склоняются (Окуджаве, Куросаве).

Фамилии на -аго (-яго), -ово, -ых (-их) не склоняются (Белых, ­Задорожных, Непраго).

Украинские фамилии на -ко (-енко) не склоняются (Нечипуренко, Саенко).

В корейских, вьетнамских, бирманских именах и фамилиях склоняется последняя часть, если она оканчивается на согласный звук (Ким Ир Сену).

В двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе употребляется как фамилия (Соловьеву-Седову), и не склоняется, если не является фамилией (Арсению Билль-Белоцерковскому, Виктории Грум-Гржимайло).

Реквизит «20 - текст документа»

Главная цель делового письма - убедить, показать, разъяснить и в результате побудить партнера к действию, т.е. добиться результата. Следует тщательно продумать заранее, какого вы хотите достичь результата при написании того или иного письма - от этого будет зависеть и лексический состав, который вы используете, и внутренняя интонация текста.

При этом необходимо помнить следующее: текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно (уместно вспомнить притчу: «что-то не припомню: то ли у него шапку украли, ­то ли он шапку украл»). Суть письма не должна «потонуть» в деталях.

Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.

Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма , и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:

В связи с тем что…;

Ввиду поступления с большим опозданием…;

На основании приказа от… №…;

Согласно договору от… №…;

Нами рассмотрены Ваши предложения…;

В соответствии с Вашей просьбой…;

В порядке обмена…;

В порядке исключения…

В основной части письма формулируется предложение, отказ, просьба.

Какую форму обращения выбрать?

При обращении к группе работников или ко всему коллективу ­компании используется форма обращения:

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управления, которые занимают высокие посты:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин депутат!

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии:

Господин Смирнов!

Уважаемый господин Чернов!

При этом следует помнить, что форма обращения зависит от того, насколько официальны ваши отношения с адресатом письма. Например, менее официальный характер имеет обращение по имени и отчеству или только по имени (в электронной переписке):

Уважаемый Виктор Сергеевич!

Павел Александрович!

Уважаемый Андрей!

В служебных письмах используются следующие формы изложения :

от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть);

от третьего лица единственного числа (компания не возражает).

Это объясняется тем, что должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени своей организации, а не от себя лично. Поэтому изложение письма от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым) допустимо лишь в следующих случаях:

когда письмо оформляется на должностном бланке (а не на бланке организации);

когда письмо носит конфиденциальный характер и оформляется не на бланке письма.

При этом конструкция глагол + личное местоимение в дательном падеже (предлагаем Вам, напоминаем Вам) стилистически, внутренней интонацией отличается от формы, которая состоит из одного глагола (предлагаем, напоминаем) большей мягкостью.

Существуют два основных способа композиции текста письма : ­исторический и систематический.

При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. Т.е. сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) написания письма, далее приводятся аргументы и следуют выводы. Такой способ изложения называется методом «обычной пирамиды». Он используется в деловых письмах по вопросам основной (производственной) деятельности предприятия.

При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма, в следующих абзацах - все подробности, конкретная и уточняющая информация. Такой способ изложения называется методом «перевернутой пирамиды». Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных писем, писем-предложений.

Для большинства деловых писем характерна устойчивость стилистических оборотов. Использование стандартных языковых моделей позволяет значительно облегчить процесс составления текстов документов.

В зависимости от разновидности письма при составлении текста ­используются следующие обороты:

Сопроводительное письмо:

• Отправляем Вам…; Направляем Вам…;
• В соответствии с Вашей просьбой направляем…;
• Согласно достигнутой договоренности предлагаем…

• Напоминание:

  • Напоминаем Вам, что…;

    По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Подтверждение:

• Департамент капитального строительства подтверждает получение…;

  Подтверждаем, что оборудование получено…;

  С благодарностью подтверждаем…

Извещение:

• Сообщаем Вам, что…;

  Ставим Вас в известность, что …;

  Извещаем Вас о том, что…;

  Считаем необходимым поставить Вас в известность…

• Мы будем благодарны, если Вы сможете…;

  Нам хотелось бы получить…;

  Мы крайне заинтересованы в решении этого вопроса;

  К сожалению, в связи с временными трудностями мы вынуждены…;

  В соответствии с нашей договоренностью просим Вас…

Благодарность:

• Мы признательны Вам за…;

  Выражаем благодарность за…

В деловом письме предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на словах, обозначающих действия, например: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа производится.

В текстах писем используются конструкции (расщепление сказуемого), которые не только называют действие (оказать, произвести), ­но и обозначают предмет действия (поддержка, содействие), например:

- Оказать содействие (а не содействовать);

Произвести учет (а не учесть);

- Осуществить деятельность по… (а не сделать).

При написании писем следует соблюдать сочетаемость слов между собой и правила управления в русском языке. Обратите внимание на часто допускаемые ошибки:

Правильное употребление	Ошибочное употребление
направить на рассмотрение передать в управление осуществлять контроль вносить предложения предоставлять кредит пострадать в результате событий предоставить информацию получить информацию представлять собой произведенное за границей сборник включает согласно приказу (приложению)	выслать на рассмотрение передать для управления вести контроль давать предложения выдать кредит пострадать в событиях сообщить информацию узнать информацию представлять из себя импортного производства сборник включает в себя согласно приказа (приложения)

Кроме того, в деловой переписке часто употребляются следующие словосочетания: контроль возлагается, проблемы разрешаются, задачи решаются, задолженность погашается, оплата производится, договоренность достигается, скидки предусматриваются и предоставляются.

Прежде чем завершить письмо, ответьте себе на один вопрос. Вы хотите получить одобрение у тех, с кем вступаете в письменный контакт? В таком случае будьте искренне вежливы и заканчивайте письма этикетными формулами:

Мы ценим наше сотрудничество. Благодарим вас!

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной;

Мы надеемся на успешное продолжение сотрудничества;

Будем признательны Вам за оперативное решение вопроса;

Надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей;

С наилучшими пожеланиями;

Добро пожаловать на наш семинар.

Перед реквизитом «Подпись» в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза «С уважением». Таким образом, обращение «Уважаемый …!» в начале письма и заключительная этикетная фраза ­«С уважением» составляют так называемую этикетную рамку.

В реквизите «20 - текст документа» общепринято применение шрифта Times New Roman с кеглем 12 - 14. В нашей компании для таблиц мы используем уменьшенный кегль: 11 - 12. Т.к. жестко закрепленных требований к гарнитуре и размеру шрифта не существует, их следует закрепить во внутренних локальных документах организации, чтобы привести их к единообразию.

На нашем предприятии не допускается использование других шрифтов, а также подчеркивание слов, применение полужирного шрифта, курсива и т.п. Кроме того, мы отказались от употребления произвольных сокращений и не принятых обозначений единиц измерения.

Текст документа печатается с полуторным межстрочным интервалом, в отличие от остальных реквизитов письма , в которых используется ­одинарный межстрочный интервал.

Реквизит «21 - отметка о наличии приложения»

Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два-четыре межстрочных интервала.

В том случае если документ имеет приложение, не названное в тексте, указывается его заголовок, количество листов и число экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют (см. Пример 14).

В случае если приложение сброшюровано, количество листов ­не указывается, например:

В случае если документ-приложение имеет собственные приложения, отметка об их наличии оформляется так:

Когда документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только в один из них, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Реквизит «22 - подпись»

Подпись является обязательным реквизитом письма и состоит из:

наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать и наименование предприятия;

личной подписи и

ее расшифровки (инициалов с фамилией).

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой. Самым распространенным примером является соседство на письме подписей таких должностных лиц, как генерального директора и главного бухгалтера.

Реквизит «25 - оттиск печати»

Печать на документы на нашем предприятии ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.

По общим правилам печать не ставится на документах, оформленных на бланках. Это правило родом из советского делопроизводства, когда бланки документов изготавливались типографским способом и доступ к ним был ограничен так же, как и к печати. Но сейчас ситуация изменилась, большинство документов изготавливаются при помощи компьютера и принтера, поэтому распечатка документа на бланке уже не может давать прежних гарантий.

Поэтому на гарантийных письмах оттиск печати необходим. Он заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется так, чтобы не «затмить» личный росчерк, который должен хорошо читаться. Оттиск печати должен захватывать несколько последних букв наименования ­должности и при возможности - край личного росчерка.

Реквизит «27 - отметка об исполнителе»

Данный реквизит включает:

инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и

номер его телефона.

Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.

Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается ­уменьшенным кеглем (на нашем предприятии для этих целей ­мы используем кегль 10).

А теперь приведем образец оформления письма со всеми описанными нами реквизитами:

Различные способы склонять людей к своей точке зрения

Существует немало рекомендаций на эту тему. Многие из них стали классикой, но до сих пор не используются широко на практике, за исключением сферы деятельности под общим названием «продвижение товара и услуг». Однако и письма, казалось бы, на чисто «производственные» темы следует составлять с учетом психологических особенностей, свойственных всем людям.

Не следует начинать с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях с вашим партнером. Лучше сделать акцент на тех вопросах, в которых вы согласны с ним, подчеркнуть, что вы стремитесь к одному и тому же и различие ваших взглядов касается лишь методов, ­а не конечной цели.

Другое правило - не следует выражать отрицательный ответ в категоричной форме: «Нет, никогда!». «Отрицательный ответ, - говорит профессор Оверстрит в своей книге «Влияние на поведение человека», - наиболее труднопреодолимое препятствие. В любом случае, даже в случае направления претензии или отказа, нужно придавать процессу переписки общую позитивную направленность. Опытные коммуникаторы умеют так отказать, что у человека остается чувство удовлетворенности и перспективы (позитивный результат). Ведь и в самом деле, на данном отказе и на данной претензии не заканчиваются деловые отношения. Но и в том случае, когда вы решили порвать с клиентом навсегда, надо ли обязательно сообщать ему об этом?».

Известен прием под названием «секрет Сократа»: если вы хотите сообщить человеку, что он не прав, мягко задайте ему такой вопрос, на который должен последовать положительный ответ. В политтехнологиях такому приему под условным названием «закон трех “да”» обучают агитаторов, работающих с населением.

Дейл Карнеги, например, так проиллюстрировал применение приема ­«секрет Сократа». Постоянный покупатель однажды отказался покупать моторы, которые покупал много лет подряд. Мотив, изложенный им в обращении к продавцу, звучал следующим образом: «Ваши моторы слишком сильно нагреваются». В ответ продавец грамотно задал покупателю несколько вопросов, на каждый из которых однозначно должен был следовать (и следовал!) положительный ответ. Итак, продавец спросил: «Правила Национальной ассоциации гласят, что правильно сконструированный мотор может нагреваться до температуры, превышающей температуру помещения на 72 градуса (по Фаренгейту). Правильно я говорю?». «Да, - согласился покупатель, - это совершенно правильно. Но ваши моторы нагреваются значительно сильнее». Вместо того чтобы спорить, продавец просто спросил: «Какая температура у вас в цеху?». «Около 75 градусов», - ответил он. «Хорошо, - сказал продавец, - если к цеховой температуре, равной 75 градусам, вы добавите 72 градуса, то получите общую температуру в 147 градусов. Как вы думаете, ошпарили бы вы руку, если бы подержали ее под струей горячей воды температурой 147 градусов?». Покупатель опять ответил «да». «В таком случае, - подвел продавец к конечному выводу, - не считаете ли вы, что было бы разумно держать руки подальше от этих моторов?». Деловой контакт был восстановлен! Почему бы не использовать подобный прием при переписке со своими клиентами?

Следующее правило - всегда нужно вести общение (в том числе ­переписку) в круге интересов вашего партнера. Чего вы добьетесь, если в деловом письме будете излагать собственные проблемы и нужды? Но ведь именно для того, чтобы эти проблемы решить, вы и ведете переписку. Как же быть? Следует писать не о том, какие проблемы хотите решить вы, а о том, что положительного принесут партнеру ваши взаимные действия. Ваша выгода должна быть «упакована» как подарок партнеру, о котором он не догадывался до получения этого письма. Такая позиция не имеет ничего общего с теми пустыми банальностями, которые звучат в плохих рекламных роликах: мы работаем на вас даже вопреки своей выгоде. Кто же этому поверит? Речь идет о вашей высокой степени осведомленности о партнере и о продуманности ваших действий: вы сами верите в то, что партнеру сотрудничество с вами принесет реальный результат, и вы знаете, как это сделать.

Лао-Цзы писал: «Причина того, что в реки и моря вливаются сотни горных потоков в том, что реки и моря расположены ниже гор. Поэтому они в состоянии властвовать над всеми горными потоками, так и мудрец, желая быть над людьми, становится ниже них; желая быть впереди, становится позади. Поэтому, хотя его место над людьми, они не чувствуют его тяжести, хотя его место перед ними, - они не считают это несправедливым».

Человеческая история помнит письма, которые «творили чудеса».

Самым известным письмом Авраама Линкольна является то, что было послано им миссис Бикси с выражением сочувствия по поводу смерти пяти ее сыновей, павших в бою. Второе, наиболее известное письмо, было продано на аукционе в 1926 году за 12 000 долларов (сумма, большая, чем та, которую Авраам Линкольн смог накопить за полстолетия тяжелой работы). Письмо было написано в один из мрачных периодов Гражданской войны в Америке (в течение восемнадцати месяцев генералы Линкольна вели армию от одного трагического поражения к другому) и адресовано генералу Хукеру, совершившему ряд грубейших ошибок. Да, это были тяжелейшие ошибки, но Авраам Линкольн в своем письме не называет их так. Он написал: «Существуют факты, из-за которых я не могу быть вполне доволен вами».

Кен Дайк, в прошлом председатель правления американской национальной ассоциации рекламы, утверждал, что на письма, рассылаемые им продавцам и содержащие просьбу прислать ту или иную информацию, редко отвечают больше 3-5% адресатов. Кен Дайк сказал, что получение 15% ответов он рассматривал бы как совершенно необычную вещь, а если бы число присланных ответов подскочило до 20%, то он считал бы это не менее чем чудом. Но одно из писем Дайка принесло 42% ответов. Другими словами, это письмо было дважды чудодейственным. Как он этого добился? Очень, казалось бы, просто. Письмо содержало текст, который приносил удовольствие адресату от того, что в нем содержалась просьба оказать автору письма одолжение. Одолжение - слово, вызывающее у вашего адресата чувство собственной значимости. Письмо начиналось с обращения, а затем шла фраза: «Не согласитесь ли вы помочь мне выйти из небольшого затруднения?». В заключительных фразах письма автор приглушал «Я» и акцентировал «Вы».

Создание деловых писем - ответственная задача. Поэтому не следует забывать пословицу: «Что написано пером, того не вырубишь топором». Мы не Линкольны и не Сократы, и никогда не сможем буквально следовать их советам. Но усвоение правила: начинайте с похвалы и искреннего признания достоинств вашего партнера, - наверняка поможет в ежедневных деловых контактах, в том числе и при написании писем. Подобный психологический прием оказывает действие независимо от того, торгует ли ваша фирма туристическими поездками или производит трубы большого диаметра.

Какую формулировку необходимо включить в договор, чтобы потом иметь возможность согласовывать условия сделки посредством телефонной, факсимильной связи или электронной почты? Какова оборотная сторона медали такой «оперативности»? По каким правилам суд будет толковать условия сделки на основании имеющейся переписки и иных документов? Когда приходит время оформить протокол согласования разногласий или дополнительное соглашение к договору и как это сделать?

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье «Переписка сторон глазами юриста» .

1 См. статью Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов» на стр. 20 № 8` 2005 и на стр. 40 № 9` 2005

2 К числу обязательных реквизитов письма, кроме тех, что входят в состав бланка, относятся:

• 15 - адресат;
• 18 - заголовок к тексту (обязателен лишь при составлении письма на бланке формата А4, для документа форматом А5 он не обязателен);
• 20 - текст документа;
• 22 - подпись;
• 27 - отметка об исполнителе.

Факультативными для письма являются следующие реквизиты:

• 21 - отметка о наличии приложений;
• 24 - визы согласования документов;
• 25 - оттиск печати (проставляется на гарантийных письмах);
• 30 - идентификатор электронной подписи документа.

3 В зависимости от размера текста письма допускается использовать не только формат А4, но и формат А5.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
08 - наименование организации
09 - справочные данные об организации
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа
12 - регистрационный номер документа
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат
18 - заголовок к тексту
19 - отметка о контроле
20 - текст документа

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция"

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).