Ч. 4; пользовательской – удобство начисления зарплаты.

Правовые нормы взаимосвязаны: отсутствие учёта РВ приведёт предприятие к невозможности получения компенсации от страховой компании по листам нетрудоспособности .

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Форма или матрица документа определена Госкомстатом в 2004: ф. Т-12 и Т-13. Установленные государством формы оказались удобными для организаций , ими пользуются и сегодня, внося коррективы под собственные условия.

Описание и назначение матрицы

Табель РВ – первичный документ бухучёта, предназначенный для фиксирования рабочих периодов: по категориям – день, ночь, командировка, и длительности – 3, 5 или 8 часов.

Основание для включения работника в матрицу – приказ о приёме. Табелируются сотрудники ежедневно в течение месяца . В конце периода подбивается итог по фактическим часам работы и неявкам. Универсальность бланка Т-12 позволяет вести учёт в таких формах:

1. на бумажной матрице;
2. в электронном варианте;
3. частью бухгалтерской программы 1С.

Пример табеля (кликабельно):

Предпочтение отдаётся компьютерному способу заполнения – его легче корректировать .

Внести изменения в бумажный табель сложнее. Например, предполагалось, что у работника прогул, но позже предоставлен .

Ранее зафиксированное в табеле нарушение исправляют посредством корректирующей формы на основании начальника участка.

У табеля 2 страницы :

1. реквизитная , где указывают подразделение, учётный период и дату заполнения;
2. основная – индивидуальные строки на сотрудников. По каждой линии матрицы делают записи о порядковом номере и личных данных, количестве и длительности смен.

Регламент отражения рабочего периода

Ответственные за ведение табеля определяются на каждом участке , если компания крупная, а в небольших фирмах такая обязанность возлагается на специалиста по персоналу.

Важно, чтобы сотрудник назначался приказом руководителя . В распоряжении отмечают также и лицо для заполнения табеля в случае отсутствия основного работника. Приказ не требуется, если обязанность внесена в должностную инструкцию учётчика.

Готовый документ направляется для проверки в кадровую службу, после чего – в бухгалтерию.

В табеле отмечаются отработанные смены и время отсутствия сотрудника по каким-то причинам. Верхняя строка позиции в матрице отводится для внесения буквенного кода события, нижняя – отражает количество оплачиваемых часов.

Способов заполнения табеля РВ два:

1. сплошная регистрация – отмечаются все выходы на работу и дни отсутствия;
2. фиксирование только аномальных событий : командировок и опозданий, неявок и часов.

Какому из методов отдать предпочтение – выбирает компания . При постоянном времени смены принимают второй вариант. Суммированное РВ удобнее учитывать сплошным табелированием, отмечая рабочие дни буквой Я (явка). Если применяется метод отклонений, такого обозначения не делают.

Все причины отсутствия сотрудника на смене подтверждаются документально. Если объяснения нет, до сдачи табеля графу в матрице оставляют пустой, пока не поступит оправдание, а при непредставлении справки используют код НН – необоснованная неявка.

Заполненный в единственном экземпляре учётный документ подписывается табельщиком, руководителем участка и отделом кадров. За хранение табеля отвечает бухгалтерия , по истечении 5 лет он передаётся в архив на 50 или 75 лет – последний срок обозначен для тружеников опасных и вредных производств.

Принятые сокращения в табеле

До вступления в действие приказа Минфина 52н (июль 2015) применялись формы табеля Т-12 и Т-13, зарегистрированные в классификаторе ОКУД под номерами 0301007 и 0301008 соответственно.

Сегодня обе матрицы учитываются кодом 0504421 , и являются обязательными для применения бюджетными, казёнными и автономными госучреждениями. Расшифровка буквенных обозначений приведена в тексте приказа и на титульной странице матрицы Т-12.

Распознавание кодов

Приказом 52н установлены 18 условных буквенных индексов с пометкой, что организации могут дополнять список, руководствуясь своей учётной политикой . В каждом обозначении угадывается ответ на указываемую ситуацию.

Вот перечень часто используемых аббревиатур:

Есть малоизвестные буквенные сочетания:

Существуют особенные ситуации с множеством вариантов, требующих пояснений. Они касаются дней отдыха и работы в удалении от основного предприятия.

Обозначение командировок и отпуска

Отметки в табеле по этим позициям делают на основании приказа нанимателя , где чётко указывают границы события. В зависимости от формулировки проставляется код рабочей смены или отсутствия в день приезда.

Есть вариант указания времени труда в эту дату: запись в строке букв К (командировка), Я, и цифры 3 означает, что гражданин прибыл с задания и был на службе три часа. Если работник, находясь вне предприятия, брал больничный лист , это также отражается в табеле.

Обозначения пребывания в отпуске зависят от его вида . Набирается десяток вариантов шифровки отдыха.

Вот часто употребляемые буквосочетания отпуска:

• ОТ – оплачиваемый очередной;
• ОД – ;
• ДО – административный без сохранения заработка;
• ОЖ – женщинам по уходу за детьми;
• Р – по рождению малыша, включая период беременности;
• ОУ – учебный с оплатой дней сессии.

Правильное заполнение табеля учёта РВ облегчает работу бухгалтерии. Пользование системой обозначений позволяет не допускать ошибок при начислении заработка.

Посмотрите видео о ведении табеля учёта рабочего времени:

Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.

Кто заполняет табель

Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо.

В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы. В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре.

Алгоритм работы с табелем

В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии.

Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:

• Название компании (по порядковый номер и дата заполнения.
• Период, на который открывается табель.
• Порядковые номера персонала и их данные из личных карточек.

Остальные данные вносятся в течение месяца, а заполнение той части, которая относится к заработной плате, остается за работником бухгалтерии.

Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

	Наименование	Буквенное обозначение	Цифровое обозначение
1	Дневное и вечернее время работы	Я	01
2	Ночное время работы	Н	02
3	Работа по выходным и праздникам	РП	03
4	Сверхурочная работа	с	05
5	Командировка	К	10
6	Основной отпуск	от	14
7	Дополнительный отпуск	од	15
8	Учебный отпуск	У	16
9	Сокращенное время работы для учащихся	УВ	17
10	Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда	УД	18
11	и родам	р	19
12	Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой)	оч	20
13	Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый)	ож	21
14	Неоплачиваемый отпуск	до	22
15	Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом	ОЗ	24
16	Больничный	Б	25
17	Неоплачиваемая нетрудоспособность	т	26
18	Часы сокращения работы	лч	27
19	Простои (по причинам, не связанным с работником)	вп	28
20	Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда)	г	29
21	Прогулы без уважительной причины	ПР	31
22	Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день)	НС	32
23	Выходные дни	в	33
24	Забастовки	ЗБ	34
25	Неявки по неясным причинам	НН	35

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Обычное заполнение бланка

Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.

В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.

В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву "В", под ней 0, в рабочий день соответственно "Я" и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.

Заполняем табель учета рабочего времени с умом

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте - В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.

Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере

Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).

Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.

Использование специального программного обеспечения

При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.

При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.

Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.

О хранении документов

Для чего используется табель? Это основание для бухгалтерии для в том или ином размере, а также основное доказательство того, что сотрудник находился на месте работы и выполнял свои обязанности. Без сомнения, этот документ очень важен для каждой организации.

Тогда сколько хранится эта форма? Табель учета рабочего времени необходимо хранить на протяжении года. Это установлено законодательно, а такие нормы необходимо соблюдать.

При утере уже закрытого табеля не стоит поднимать панику. Его всегда можно восстановить по другим документам. Для этого используются объяснительные, больничные листы, информация о командировках, график отпусков и др. Все, что подтверждает и объясняет отсутствие человека на его рабочем месте, можно применить для восстановления данных.

Кому может понадобиться табель?

Этот документ часто требуется при различных проверках. Например, налоговая служба проверяет его наличие в организации и правильность заполнения.

Отсутствие табеля даже в самой маленькой фирме может стать поводом для достаточно большого штрафа. То же самое происходит и при допущении ошибок в заполнении бланков. Это касается как расчетов, так и неправильного употребления условных обозначений.

Наличие табелей обязательно. Они нужны как для самой компании (бухгалтерский учет, дисциплинирование сотрудников), так и для проверяющих организаций. А самое главное — правильно применять условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Тогда можно избежать ряда проблем с сотрудниками и контролирующими органами.

Работодатель обязан вести учет приходов и уходов наемных лиц, кроме этого, он должен ставить отметки о причинах их отсутствия. Каждая из них имеет свое условное обозначение, которое позволяет в сокращенном виде проставлять информацию в соответствующие ячейки.

Заполненный табель учета рабочего времени является основанием для начисления з/п или иных выплат, поэтому его ведение должно быть корректным и соответствовать установленным нормам.

Учет рабочего времени обязателен, это правило прописано в статье 91 ТК РФ. Обязанность по ведению учета возлагается на работодателя. Рабочее время подсчитывается для того, чтобы определить выработана ли работником норма. В случае переработки он должен получить денежную компенсацию или отгул, а при недоработке не сможет рассчитывать на получение установленной заработной платы в полном объеме.

Учитываются рабочие часы несколькими основными способами:

1. Поденно.
2. Недельно.
3. Суммировано.

Поденный учет производится в том случае, если наемное лицо имеет строго установленный график, трудится на полную ставку и выходит на работу в указанные часы, имея при этом одинаковую продолжительность смены. Недельно считают время в том случае, если человек трудится на условии неполной занятости и имеет скользящий график работы. Условием такого подсчета является одинаковое количество рабочих часов в неделю. Суммированный подсчет позволяет применять тот и другой метод одновременно в зависимости от необходимости и учитывать часы, отработанные вразнобой.

Табель учета рабочего времени

Для систематизирования учета в организациях ведутся специальные табели. Они предназначаются для отражения фактической ситуации наличия или отсутствия наемных лиц. Табель учета рабочего времени – это пустой бланк, в который ежедневно вносится информация об отработанных часах, выходных, праздниках, отпусках, больничных и иных моментах, на каждого работника в отдельности.

В России ТК установлено, что человек должен трудиться 40 часов в неделю при условии, что он работает пять дней еженедельно либо 36 часов при шестидневке. Эти нормы должны выполняться неукоснительно, хотя у нанимателей и не всегда есть возможность выполнять норму понедельно, но в совокупности за месяц или квартал должно выходить нужное количество часов.

Табель позволяет решить ряд вопросов:

1. Контролировать трудовую дисциплину.
2. Нормировать длительность трудовой недели.
3. Подсчитывать общую длительность сверхурочных работ и своевременно, а главное, в полном объеме компенсировать их.
4. Учитывать выход в выходные и праздники.

Каждый из финансовых показателей считается по отдельным формулам и схемам, поэтому и требует различных отметок в бланке.

Основное назначение документа

Табель учета рабочего времени — многофункциональный документ при всей простоте самого бланка и способа его ведения.

Основное назначение бумаги состоит в том, чтобы следить за тем, чтобы установленное количество часов по закону и графику было работником отработано. Однако, помимо этой важной цели, документ выполняет и иные функции.

Табель имеет такое дополнительное назначение:

1. Позволяет получать и обрабатывать данные о том, сколько часов отдельным сотрудником было отработано.
2. Дает возможность подсчитывать, сколько фактического времени было затрачено на работу, выходные, простои, нетрудоспособность, отпускные периоды и иное.
3. Разрешает контролировать соблюдение установленных трудовых режимов.
4. Допускает регистрацию прогулов без причины и по вине нанимателя.
5. Предоставляет возможность удобно подсчитать причитающееся за отработанное время вознаграждение.

Кроме всех вышеуказанных функций, этот документ дает возможность не только с ходу оценить трудовую ситуацию, но и составить статистические отчеты по труду.

Общие правила ведения

Заполненный табель учета рабочего времени, на первый взгляд, не вызывает никаких вопросов, однако при внесении в него сведений первично у заполняющего могут возникнуть проблемы. Документ требует учета множества нюансов.

Начнем с того, что каждому работнику следует в обязательном порядке присваивать табельные номера. Этот номер присваивается не только самому человеку, но и тому рабочему месту, которое он занимает. То есть если сотрудник работает на основном месте работы и попутно совмещает иную должность, то он должен быть оформлен как совместитель и получить еще один табельный номер. Это позволит учитывать его два раза в бланке и начислять ему зарплату за две должности, а не за одну.

Отметки о неявках первично ставятся исключительно по имеющейся информации, но затем указанные данные должны быть подтверждены документально. Если документ-подтверждение отсутствует, то данные исправляются на фактически имеющиеся.

При увольнении сотрудник исключается из числа учитываемых на следующий после расторжения договора месяц. При приеме на работу нового человека он должен быть включен в бланк в том месяце, в котором фактически начал выполнять свои трудовые функции.

Унифицированные формы

Госкомстатом были разработаны унифицированные бланки, которые позволяют легко и быстро вносить сведения об отработанном времени. Таких форм всего две:

1. Т-12.
2. Т-13.

Они имеют различное предназначение, хотя по информативности идентичны. Унифицированная форма Т-12 позволяет заполнять сам бланк вручную. Для этого документ просто распечатывается или приобретается, а затем заполняется помесячно. Форма т-13 разработана и внедрена для специального электронного учета. Она подразумевает наличие автоматизированных проходных, которые считывают сведения о входящих и выходящих и проставляют время и даты таких посещений. Дополнительно в программу вносятся сведения об отсутствии.

Представленные унифицированные формы подходят далеко не для всех работодателей. Они позволяют учитывать рабочие часы в тех организация, которые имеют повременную оплату труда. Если имеет место сдельная система начисления заработка, то следует разрабатывать собственные бланки. При их разработке ориентироваться можно на уже имеющиеся образцы, которые дополняются по необходимости иными графами и ячейками.

Правила заполнения

Заполнение документа производится с учетом особых правил. Бланк всегда ведется в одном экземпляре, а данные вносятся фактически дата в дату.

Рассмотрим поэтапное внесение информации в бланк:

1. Название организации.
2. Структурное подразделение, если в компании ведется более одного бланка одновременно.
3. Номер документа. Нумерация начинается в начале календарного года и обнуляется по его окончании.
4. Дата составления – последний день отчетного периода.
5. Месяц учета.
6. Порядковый номер строки.
7. ФИО работника в развернутом виде.
8. Табельный номер.
9. В 4, 5, 6, и 7 графах должны отмечаться фактические явки и неявки.
10. В 8-й графе проставляется количество отработанных дней.
11. Далее идет разбивка по часам – сколько всего отработано, из них ночных, сверхурочных, выходных и праздничных.
12. 14-я графа указывает общее количество неявок за отчетный период.

Табель подписывается сперва ответственным лицом, которое его составляло, затем начальником структурного подразделения, итоговой является подпись руководителя отдела кадров.

Обозначения в табеле

Наибольшее количество ошибок при ведении табеля фиксируется при заполнении граф об отработанном времени.

Связано это с тем, что многие путаются какой именно код поставить в том или ином случае, хотя сам бланк и содержит информацию о наиболее встречающихся аббревиатурах. Кроме общепринятых значений, разрешается вводить и свои личные условные обозначения, главное применять их системно и по итогу не запутаться с учетом.

Фактически отработанные часы отображаются в табеле следующим образом (буквенный код/цифровой код):

1. Дневное время – Я/01.
2. Ночные смены – Н/02.
3. В дни календарных выходных и официальных праздников – РП/03.
4. Сверхурочно отработанное время – С/04.
5. Вахта – ВМ/05.
6. Дни командировки – К/06.

Приведенные таблицы условных обозначений приводят два значения для каждого случая цифровой и буквенный. Какой из них использовать решает сам работодатель.

Отпуск

Обозначение отпуска в табеле предполагает использование специальных кодов, которые меняются в зависимости от вида оформленного отдыха.

Вот как в табеле прописывается отпуск:

1. Ежегодно предоставляемый очередной отдых – ОТ/09.
2. Дополнительные отпускные периоды – ОД/10.
3. Допотпуск, выделенный на обучение с сохранением средней заработной платы – У/11.
4. Дополнительные дни для учебы неоплачиваемые – УД/13.
5. Декретный отпуск по беременности и родам – Р/14.
6. Декретный для ухода за новорожденным – ОЖ/15.
7. Административный отдых по согласования с нанимателем – ДО/16.
8. Дни без сохранения зарплаты, предоставляемые по закону – ОЗ/17.
9. Ежегодный допотпуск, который выдается без оплаты – ДБ/18.

Разнообразие отпускных отрезков должно правильно обозначаться в бланке, ведь каждый из них оплачивается по-разному.

Прогул

Прогуливать работу нельзя, такое действие влечет за собой негативные последствия в виде выговора или даже увольнения. Однако это не отменяет саму возможность такого явления. Прогул в табеле необходимо отметить так – ПР/24.

Но существуют и иные невыходы, которые хоть и не являются выходными или отпуском, но тем не менее не означают самовольного отсутствия. Они должны указываться так:

1. Вынужденные прогулы по причине признания увольнения или перевода на иное рабочее место незаконными – ПВ/22.
2. Отсутствие на работе по причине исполнения государственных обязанностей – Г/23.
3. Отстранение от труда с выплатой пособия – НО/34.
4. Недопущение к работе без оплаты – НБ/35.
5. Приостановка выполнения своих обязанностей по причине задержки зарплаты – НЗ/36.
6. Забастовка – ЗБ/29.

Прогул может ставиться в табель, только если есть доказательства данного факта, обычно это делается после того, как подписан комиссионный акт или дана объяснительная прогульщиком. А до выяснения обстоятельств следует временить и проставить НН или 30, что означает невыявленную причину отсутствия.

Больничный

Больничный в табеле проставляется сперва авансом. Обычно, когда работник заболевает, он оповещает об этом работодателя, хотя законодательно такая норма и не установлена, но практикуется в превалирующем количестве случаев. Наниматель зная, что работник болеет ставит букву Б или цифру 19. Такой код означает, что время нетрудоспособности является подтвержденным бюллетенем и будет оплачено. Удостоверить этот факт можно только после передачи листа нетрудоспособности в бухгалтерию. Предоставить больничный можно только после его закрытия, поэтому, сколько бы ни болел человек, все эти дни ставится Б или 19.

При выходе человека с больничного он подает бюллетень и после того, как он проверен на подлинность, шифр либо подтверждается, либо проставляется иной код. Если бюллетень был фальшивым, то ставится прогул. Но может быть и такое, что бланк настоящий, но оплате не подлежит. Так бывает, если пациент имел нарушения больничного режима и получил соответствующие отметки. В этом случае ставится Т или 20, а оплата не начисляется.

Кто ответственен за ведение учета

Ответственность за табелирование может возлагаться на разных работников, все зависит от количества наемных лиц, работающих в организации. На крупных предприятиях наблюдаются следующие структуры ответственности:

1. Каждое подразделение имеет своего назначенного специалиста, который ведет учет в течение отчетного периода.
2. Все табели стекаются к одному ответственному лицу, которое проверяет сведения и правильность заполнения. Это может быть кадровик, экономист, инженер-учетчик.
3. Проверенные данные передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

В организациях малого формата табелирование ведется сразу кадровым служащим, секретарем или даже бухгалтером.

Ответственность за отсутствие учета

Обязанности по ведению специализированного табелированного учета налагаются официально с прописанием их в должностной инструкции или даже в трудовом контракте.

Отвечать за неправильное введение информации или даже полное их отсутствие будет ответственный работник. Законодательные нормы предусматривают административные наказания.

При классификации выявленной провинности как нарушение закона о труде и охране труда КоАП в статье 5.27 предусматривает штраф:

1. От одной до пяти тысяч рублей виновным должностным лицам.
2. Такая же сумма штрафа или приостановление деятельности на срок до 90 дней индивидуальным предпринимателям.
3. От тридцати до пятидесяти тысяч юридическим лицам.

Первично выявленное нарушение может повлечь лишь предупреждение, но вот повторное уже грозит указанными штрафами.

Образцы документов

Вам это будет интересно

Табель учета рабочего времени является важным документом, поскольку на основании сведений из него производятся расчеты по заработной плате наемных работников. Он может иметь унифицированную форму или быть самостоятельно разработанным. Идентифицирующие определенные факты обозначения в документе зависят от типа используемого бланка. Какие вопросы могут возникнуть при заполнении табели, и какие обозначения необходимо использовать?

Учет рабочего времени

Общая информация

В ходе производственной деятельности планируемое и фактическое время работы могут не совпадать, что обусловлено различными факторами, которые являются причиной увеличения или уменьшения количества рабочих часов.

Для их фиксирования, а также с целью отображения оснований для их изменения, используется табель. Документ предназначен для сбора и анализа сведений об отработанном временном периоде каждым из работников, а также о переработках и неявках. Отображенная в нем информация понадобится для бухгалтерии в процессе расчета величины оплаты труда.

Табель может быть затребован представителями Налоговой Службы для проверки корректности налоговых начислений и сотрудниками ФСС для контроля правильности размера социальных пособий. Информация с него в виде отчетности подается в Росстат для сбора и формирования статистических сведений. Она может быть интересна работникам трудовой инспекции, в компетентности которых проверка соблюдения прав граждан компании, с которыми оформлены трудовые отношения.

Форма документа

Каждый субъект предпринимательства вправе применять собственный бланк табеля.

При его разработке можно адаптировать под специфику компании унифицированные формы. На титульном листе документа необходимо указать наименование компании и привести буквенно-цифровую систему кодов, идентифицирующих различные обстоятельства. Ежедневный учет рабочего времени проводится в таблице. Третья часть документа предусмотрена только в форме Т-12, что и отличает ее от бланка Т-13. В ней отражаются сведения о заработной плате, итоговая сумма которых определена с учетом применных тарифов и ставок, а также отработанного времени.

Порядок оформления

Табель заполняется назначенным приказом сотрудником, в обязанности которого вменяется фиксирование рабочего времени каждый день.

На большом предприятии ответственными за предоставление корректных данных являются руководители структурных подразделений, а обязанность по оформлению документа может быть вменена табельщику. Перед начислением оплаты труда, табель передается в отдел кадров и в бухгалтерию для проведения расчетных операций. После использования документа, он передается для хранения в архив. Правовыми актами регламентировано время хранения 5 лет для обычных предприятий и 75 лет для компаний, на которых труд осуществляется во вредных и опасных условиях.

В обязанности работодателя входит организация учетной деятельности в сфере фиксации и контроля времени работы сотрудников. Для этого используются документы унифицированной формы Т-12 или Т-13. Правовыми актами не запрещено ведение самостоятельно разработанной документации, поэтому ответственное лицо вправе вести учет в том виде, в котором ему это удобно.

Образец заполнения табеля рабочего времени

Для удобства пользования табелем, на его титульном листе должны быть отражены применяемые аббревиатуры и расшифровки к ним. В документе, утвержденном правовыми актами, 36 шифров. При разработке своей формы рекомендуется придерживаться стандартных обозначений, однако допускается от них отклонение. Отработанное время сотрудниками отображается буквенными шифрами:

• Я – время, соответствующее работе человека в соответствии с рабочим графиком;
• РВ – деятельность сотрудника в дни, отнесенных к категории нерабочих;
• С – работа сотрудника в дни рабочего графика, но свыше установленной продолжительности рабочего дня;
• Н – продолжительность работы в ночной временной промежуток;
• К – время нахождения человека в командировке, оформленной по приказу руководства.

— это главная составляющая работы любого предприятия. Это позволяет осуществлять контроль работы сотрудников.

Чтобы процедурой можно было управлять проще, стало необходимостью завести специальный документ, так называемый табель. Его можно заводить как в бумажном виде, так и в электронном, но расшифровка обозначений в табеле учета рабочего времени должна быть логичной и понятной.

Цель ведения табеля учета рабочего времени

Необходим для осуществления контроля за дисциплиной трудящихся, а также с его помощью несложно производить учет рабочего времени, в том числе отмечать причины отсутствия на рабочем месте и иные отклонения от режима рабочего дня.

Ведение документа позволяет решить задачи следующего плана:

1. Контролировать присутствие на рабочем месте всех работников, согласно штатной численности.
2. Осуществлять проведение дисциплины труда. Это можно легко отследить, ведь возможны опоздания или продолжительные перерывы на рабочих местах.
3. Для вычисления суммы заработка на период, указанный в табеле.
4. При подготовке отчетности эти ведомости служат источником необходимой информации.
5. При наложении административных взысканий на работника, если он не появился на работу своевременно.

Ранее были установлены единые формы документа, но с 2013г. их использование не стало обязательным, хотя многие предприятия предпочитают использовать именно их.

Как работать с табелем

На каждом предприятии для заполнения табеля имеется специально назначенное распорядительным документом лицо. Если организация состоит из нескольких работников, то, как правило, эти функции выполняет секретарь или представитель отдела кадров.

Если же предприятие располагает несколькими объектами, то в каждом подразделении назначается табельщик, а результаты ежемесячного учета рабочего времени обобщаются в расчетном центре.

Важно, чтобы в каждой организации имелся табель учета времени работы, это обязательный порядок. Сам бланк можно либо распечатать, либо заказать централизованно в типографии. Имеются формы Т-12 и Т-13.

Первая учитывает не только рабочее время, но и расчет за месяц. Заполнение производится одинаково, но при этом на начало следующего месяца открывается новый бланк, в котором отражаются следующие сведения:

• прописывается название организации в соответствии с уставными документами;
• указываются даты заполнения и порядковый номер;
• на какой период открывается табель;
• номера рабочего персонала, согласно записям в их личных карточках.

Остальная информация вносится в течение месяца, когда ведется табельный учет.

Условные обозначения

Чтобы была внесена ясность в заполнение документа, для этого должны быть специально установлены обозначения. Они отражают многие критерии, в том числе труда и отдыха. Всего 36 обозначений, хотя бывает и такое, что и этого недостаточно, так как информации бывает гораздо больше.

Обозначения в табеле

В таблице, представленной выше, прописаны наиболее часто встречающиеся обозначения. Обычно на первом листе табеля находятся все возможные обозначения. Это специально создано для ориентации и правильного определения, какую букву поставить в конкретном случае.

Правила заполнения табеля

Основные правила ведения табеля учета рабочего времени

Заполнение табеля учета рабочего времени — задача непростая, хотя, казалось бы, что здесь ничего сложного нет. Она требует особого внимания и кропотливости. Даже малейшая ошибка может отразиться на начислении заработной платы сотрудника, и начнутся спорные вопросы. Можно ставить по датам явки либо неявки на работу, это самый простой подход.

При этом в каждую клетку вносятся данные о присутствии сотрудников на рабочем месте, либо отсутствии, но с обязательным указанием причины. Указывается и количество рабочего времени, реально отработанного в этот день.

В табеле обозначается буквой «В», а под ней проставляется» 0″. Если день рабочий, то следует обозначить «Я» это явка на работу. Если работник находится в командировке, то нужно поставить букву К.

При расчете рабочего времени не нужно прибегать к сложным формулам, достаточно выполнить простые арифметические действия. Согласно количеству отработанных часов и осуществляется начисление заработной платы.

1. Документ заполняется каждый день, а по результатам месяца производится начисление заработной платы.
2. Если имеются изменения в списочном составе, то эти данные вносятся в табель.
3. В верхней половине строчки прописываются отклонения от нормального режима времени работы, а в нижней — условные обозначения.
4. Если необходимо в одной клетке выставить одновременно два отклонения, то делается это через дробь.
5. В случае если в табель занесена ошибка, то необходимо подготовить дополнительный документ со всеми возможными корректировками.
6. Если табель заполняется первый раз, то ставится «0», а если требуется внести корректировки, то 1 или 2 и далее.

Важные нюансы при заполнении табеля

Не менее важно учитывать методику регистрации отклонений. Обычно это используется при одинаковой продолжительности рабочего времени в течение всего периода.

Для особых случаев применяются такие отклонения, как , сверхурочная работа либо неявки по неизвестным причинам. Этот метод позволяет значительно сэкономить время на расчет, а результат получается точно таким же.

На бумажном варианте это выглядит так:

1. В верхней строке пишутся условные обозначения, свидетельствующие об отсутствии работника.
2. Строчка снизу остается незаполненной.

Если производить окончательный подсчет по отработанному времени, то нули в этом случае никакой значимости не имеют. Если продолжительность рабочей смены одинаковая, то остается выполнить расчет по количеству пустых клеток в строке сверху и перемножить их на отработанные часы.

Этим способом пользуются опытные кадровые работники, и он идеально подходит для малочисленных предприятий. Даже если работодатель не осведомлен о существовании этого уникального способа, то ему всегда можно его предложить.

Важно учесть, что табель должен заполняться каждый день. Если имеются сомнения, какое условное обозначение поставить, то изначально можно внести запись карандашом.

Как ведется электронный табель

Сегодня имеется иной более современный вариант учета рабочего времени. Это электронный табель. Если одновременно ведется и бумажный и электронный вариант, то они обязательно должны содержать одинаковую информацию. Это необходимо выполнять, чтобы сведения о работнике были сохранены всеми доступными способами.

Создание в программном обеспечении Excel данного табеля — это наилучшее решение. Таблицы позволяют определить вид и размер формата. А задание вычислений в этой программе поможет справиться с подсчетом.

На практике встречаются и такие ситуации, когда у табельщика недостаточно навыков при работе в Excel, но можно подобрать и иную . Можно подготовить компьютерный вариант табеля, дублирующий бумажный. Так время работы с документом сократится.

Каждая лицензированная программа стоит немалых денежных средств, не на всех предприятиях имеются средства на эти приобретения. Тем не менее, они удобны и практичны в работе.

Как хранить документ

Как и сколько хранится табель учета рабочего времени

Табель необходим для начислений заработной платы за месяц, в том числе является доказывающим фактом, что сотрудник находился на рабочем месте. Его ведение важно в каждой организационной структуре.

Многие работодатели задаются вопросом, сколько времени нужно хранить табель учета рабочего времени и когда его нужно уничтожать. На основании требований нормативной документации документа необходимо в течение года, поэтому этот срок нарушать нельзя.

Для хранения формы документа на предприятии обычно предусматривается срок 5 лет, а если работы связаны с вредными условиями, то 75 лет хранить обязательно.

Если же табель утерян, то его можно восстановить по иным документам. Для этих целей применяются больничные листы, заявления на отгулы, сведения о нахождении человека в командировках или в отпуске. Так что все делается довольно легко, но можно при этом воспользоваться и электронной версией документа.

Уничтожать табель следует в соответствии с действующей инструкцией по делопроизводству, специально разработанной для данного предприятия.

Как правило, создается комиссия по уничтожению и подготавливается акт, в котором расписываются все члены комиссии. Далее листы уничтожаются на специальном оборудовании или путем сжигания.

Кому нужен табель

Документ нужен не только работодателю, осуществляющему учет рабочего времени, он необходим для предъявления при проверках налоговой инспекцией. Обязательно проверяется правильность ведения с необходимыми нюансами по заполнению. Если табель не ведется вообще, то такое нарушение может быть наказуемо, и предъявят организации.

Если в табеле имеются ошибки, то в этом случае последует наказание. Неправильно выполненные или внесенные обозначения, а также расчеты заработной платы могут быть следствием такого провала в работе.

Поэтому вести табельный учет стоит обязательно, это необходимо для соблюдения дисциплины среди сотрудников, а также как громоотвод для проверяющих инстанций. Важно правильно и своевременно проставлять условные обозначения.

Как заполнить табель учета рабочего времени в Excel, узнайте в этом видеоролике:

Форма для приема вопроса, напишите свой